コピー機(複合機)で名刺用紙を印刷してコスト削減！設定方法と注意点を解説

現代のビジネス環境では、中小企業や個人事業主は経営の効率化とコスト削減に日々取り組んでいます。

経済の不透明さと競争の激化の中、賢い経費管理は企業運営の成功の鍵となっています。

そんな中、経費削減の一環としてペーパレス化という言葉が浸透しました。

毎月の印刷枚数は減ったものの、仕事する上でコピー機(複合機)が必需品となります。

この記事では経費節減の一つの解決策として、コピー機(複合機)を使った名刺印刷を提案します。

コピー機(複合機)による名刺印刷のメリットや効果、最適な設定方法などを解説させていただきます。

現在コピー機を利用している方や、これから導入を検討している方も是非、参考にしてみてください。

コピー機で名刺印刷によるコスト削減のメリット
中小企業と個人事業主にとっての効果
名刺印刷のためのコピー機設定と活用法
印刷品質を最適化するための注意点
まとめ

コピー機で名刺印刷によるコスト削減のメリット

名刺はビジネスの顔とも言える重要なツールです。

しかし、高品質な名刺の外注はコストがかさむもの。

この章では、自社のコピー機(複合機)を活用し、名刺印刷によってどのようにコストを削減できるか、その具体的なメリットと方法を探ります。

⇒コピー機(複合機)の名刺管理について解説！一括スキャンで名刺管理！

名刺印刷の経済性とコスト比較

名刺印刷におけるコスト削減効果を理解するためには、外部印刷と自社印刷の経済性を比較する必要があります。

この比較は単に印刷コストだけでなく、時間、品質、そして柔軟性の観点からも行うべきです。

外部印刷サービスのコスト

まずは外部の名刺印刷サービスをみていきましょう。

名刺500枚の印刷コストは、ちょっと上質な品質で平均10,000円程度かかることが一般的です。

これにはデザイン料、印刷料、配送料などが含まれます。

少量注文の場合、これらの固定費が単価を上げる主な要因となります。

また、特殊な加工や高品質な素材を選択すると、さらにコストは増加します。

⇒コピー機の印刷が不要！？ペーパーレス化の強い味方！スキャン代行サービスとは？

自社印刷のコスト

自社でコピー機(複合機)を使用する場合、初期投資として機器の購入やリース料が発生しますが、これは一度の投資で長期に渡って利用可能です。

名刺用の用紙とインクのコストは、大量購入することで単価を抑えることができ、500枚の印刷においては約5,000円程度に抑えられます。

また、コピー機のメンテナンスや消耗品のコストも考慮する必要がありますが、これらは使用頻度によって変動し、適切な管理によりコストを最小限に抑えることが可能です。

（必要となるのは、インク・トナー代、用紙代のみであることから、外注費の半値程度と推定しました）

⇒コピー機で厚紙(名刺・はがき)を印刷する時の設定方法と注意点を解説します

時間の節約と柔軟性

外部サービスでは注文から納品までに数日から一週間程度かかる場合が多く、急な変更や追加発注には対応しにくいというデメリットがあります。

また、納期を早めれば早めるほど金額は上がる傾向になります。

一方、自社で印刷を行えば、必要な時に即座に印刷を開始でき、急な変更にも柔軟に対応可能です。

この即応性は、緊急のビジネスチャンスやイベントに対応する際に大きなアドバンテージとなります。

品質管理とカスタマイズ

自社で印刷する最大の利点の一つは、品質管理とカスタマイズの自由度が高いことです。

外部サービスでは限られたテンプレートや素材から選ぶ必要がありますが、自社印刷ではデザインの変更や特別な要望を自在に反映させることができます。

これにより、ブランドのアイデンティティをより強く打ち出した名刺を作成することが可能になります。

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中小企業と個人事業主にとっての効果

中小企業や個人事業主にとって、自社での名刺印刷は単なるコスト削減を超えた多くの効果をもたらします。

最も明白なのは、長期的な財務の圧縮です。

外部印刷サービスに依存することなく、必要な時に必要な分だけ名刺を印刷できるため、経済的な負担が軽減されます。

次に、ビジネスの柔軟性と迅速性が向上します。

急なミーティングやイベントに即座に対応できるため、ビジネスチャンスを逃すリスクが減少します。

機敏な対応が競争優位性を高めますが、この傾向は特に中小企業や個人事業主の場合に、顕著です。

さらに、自社印刷により、デザインや内容のカスタマイズが容易になります。

市場の動向や自社のマーケティング戦略に応じて、名刺のデザインを頻繁に更新することが可能です。

これにより、ブランドイメージを一貫して強化し、ターゲット顧客に対するアピール力を高めることができます。

また、自社での印刷は、環境への配慮という面でもメリットがあります。

外注では100枚単位の発注が必要ですが、自社印刷だと必要最小限の用紙を使用し、余分な廃棄物を減らすことが可能です。

エコフレンドリーな営業活動は、特に環境意識が高い顧客層に対して良い印象を与えます。

これらの効果を総合すると、自社での名刺印刷は、中小企業や個人事業主にとって、コスト削減だけでなく、ビジネスの柔軟性、ブランド強化、環境意識といった複数の面で大きな価値を提供します。

名刺印刷のためのコピー機設定と活用法

名刺印刷を成功させるためには、コピー機(複合機)の適切な設定が不可欠です。

この章では、特にシャープ製コピー機の最適な設定方法と活用法に焦点を当て、高品質な名刺を効率的に制作するための具体的なステップとヒントを提供します。

正しい設定と活用法を身に付けることで、名刺印刷プロセスをスムーズにし、ビジネスの第一印象を強化することができます。

シャープ製コピー機の活用テクニック

シャープ製コピー機(複合機)を活用した名刺印刷は、以下のステップで行います。

（MX-8081を例にしています）

①名刺用紙の準備とセット

コピー機(複合機)の原稿自動送り装置に名刺用紙をセットします。セットする際は、コピーしたい面を上向きにします。

一度にセットできる名刺の枚数は150枚（または最大積載高38mm）までです。

名刺の厚さは0.1mm～0.2mm、対応可能な名刺サイズは51x89mm～55x91mmまでです。

②コピー機の操作

ホーム画面で「コピー」を選択し、次に「他の機能」をタップします。

③名刺コピー機能の選択

「他の機能」画面で「名刺コピー」を選びます。

④コピー出力時のレイアウト選択

「名刺スキャン」画面で、コピー出力時のレイアウトを選択します。レイアウトは1枚、2枚、8枚ごとのコピーが選択できます。

⑤コピー開始

OKを押した後、「スタート」をタップしてコピーを開始します。

詳細な操作方法や画像については、[シャープの公式サポートページ]を参照してください。

印刷品質を最適化するための注意点

印刷品質を最適化するためには、以下のような点に注意することが重要です。

①用紙の選択

高品質な名刺用紙を選びます。

紙の質や厚みが印刷品質に直接影響します。

②インクまたはトナーの品質

良質なインクまたはトナーの使用が重要です。

安価な代替品ではなく、推奨される純正品を使用してください。

③印刷解像度の調整

コピー機の設定で印刷解像度を最適化します。

高い解像度は細かいディテールを鮮明に再現します。

④カラーマネージメント（※）

カラーの正確性を確保するため、コピー機のカラーマネージメント設定を確認し調整します。

（※）デバイス間で、色の一貫性を保つためのプロセス。

⑤印刷前のプレビュー

印刷前にデザインのプレビューを確認し、色や配置の誤りがないかをチェックします。

⑥定期的なメンテナンス

コピー機の定期的なメンテナンスを行い、印刷品質の低下を防ぎます。

これらの注意点を守ることで、名刺の印刷品質を最適化し、プロフェッショナルな印象を与える名刺を作成することができます。

まとめ

本記事では、中小企業や個人事業主がコピー機(複合機)を使用して名刺を自社印刷することでコストを削減し、ビジネスの効率と印象を向上させる方法を探りました。

この記事を参考にして、これからの名刺作成にはコピー機(複合機)を使い、安価で高品質な名刺を利用しましょう。