コピー機(複合機)を新規導入・入替える前に必ず確認しとくべき5選をご紹介

コピー機(複合機)の導入方法はリース契約・購入・レンタル契約の３つに分かれます。

また、新規で導入する場合と、コピー機(複合機)を入替える場合があります。

そんな選択肢がいろいろある中で、事前に確認しておくべき事も沢山あります。

コピー機(複合機)のコスト、印刷速度、機体の大きさ、などいろいろ気になりますよね。

今回はコピー機(複合機)を導入する前に確認しとくべき5選をご紹介します。

コピー機(複合機)をこれから新しく導入する方も、入替えを検討している方も、参考にしてみてください。

導入するコピー機(複合機)の導入コストの確認
コピー機(複合機)の機能を確認(テスト印刷を行う)
コピー機(複合機)の印刷速度を確認する
コピー機(複合機)の搬入経路を確認する
ネット環境・パソコンOSを確認する
まとめ
補足

導入するコピー機(複合機)の導入コストの確認

まず一番大事なのがランニングコストです。

コピー機(複合機)は仕事する上で欠かせない事務機器になり、長く使っていく物となります。

なので、ランニングコストのシミュレーションはとても大切です。

コピー機(複合機)の新規導入を検討している方で、年間のランニングコストを計算すると30万円以上違うお客様がいました。

また、リース期間が満了で、リース契約からレンタル契約に変えただけで年間50万コスト削減できたお客様もいらっしゃいます。

コピー機(複合機)たった1台で、50万コスト削減できるのは嬉しい限りです。

上記は実際にあった事例です。

リース契約の場合は販売店にもよりますが、知識や相場が分からないお客様に対して、高く売りつける傾向にあります。

なので、コピー機(複合機)の新規導入や入替えを検討している方は必ず、相見積もりをするようにしましょう。

相見積もりとは1社だけに絞らず、いろんな会社から見積をもらう事です。

見積取得は無料になるので、最低でも3社に問い合わせしましょう。

沢山、見積りきても分からない！手間をかけたくない！どれくらい削減できるか確認したいけど時間がない！

という方も多くいると思います。

ただ、コピー機(複合機)は冒頭でお伝えした通り、長く利用していく事務機器です。

ちょっと時間をかかえるだけで、数十万円は変わってくるので、慎重に選ぶようにしましょう。

見比べる為に以下の情報を事前に準備しておきましょう。

⇒コピー機(複合機)を安く導入する裏技！？そもそもリース契約とは何？

◆見積取得前に準備しておく情報◆

・コピー機(複合機)の設置住所

・コピー機(複合機)の型番・オプション有無 ※入替え検討の方

・月間使用枚数(モノクロ、カラー)

・コピー機本体代(リース料金・レンタル料金など)

・印刷コスト(カウンター料金・はトナー代など)

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コピー機(複合機)の機能を確認(テスト印刷を行う)

これまで、利用していたコピー機(複合機)と同じ事を、次のコピー機で出来るとは限りません。

とある個人事業主様が某メーカーのインクジェットコピー機で、A3サイズの見開き用紙を印刷していました。

5年後、後継機のインクジェットコピー機に入れ替えるべく、メーカーのポータルサイトで探すも見つかりませんでした。

仕方なく、お客様は『(コピー機の型番) 後継機』というキーワードで検索し、口コミサイトに『後継機は◯◯◯というコピー機です』という口コミを信用して購入。

早速、いつものように見開き用紙を二つに折ってセットし印刷スタート。

ところが紙詰まりしてしまう。気のせいと思い、再度セッティングして印刷を試みるもまた紙詰まり。

なんどやっても上手くいかず、困ったお客様が弊社へご連絡いただき調査することに。

理由はすぐに判明、給紙ローラーの個数が違うことが発覚。

そのままでは用紙がうまく吸入できないので、別のコピー機に入れ替えていただきました。

こちらは一例にすぎませんが、このような相談はよくあります。

今まで使えていた、機能が次のコピー機(複合機)で使えない事は多々あるので予め確認するようにしましょう。

また、コピー機(複合機)の印刷品質も注意したいところです。

数百万以上する業務用コピー機(複合機)でもメーカーによっては色合いが異なります。

これらの困りごとを回避するためにも、とくに印刷品質を重視している方は印刷サンプルをもらうようにしましょう。

同じ資料を印刷する事が多い方は、データを渡して問題なく印刷できるか、自分の納得する色味がでるか確認するようにしましょう。

印刷サンプルも無料で対応してくれるので、やらないよりはやったほうが良いと思います。

⇒業務用の大型コピー機市場の動向を解説！導入シェアランキングも紹介～2023年版～

コピー機(複合機)の印刷速度を確認する

こちらは上記のコピー機(複合機)の機能を確認と似ている項目になりますが、印刷速度は特に重要になります。

それは同じ機能のコピー機(複合機)でも印刷速度で数百万円も違うからです。

メーカーが販売している業務用コピー機(複合機)は人気シリーズというものがあります。

富士フィルムビジネスイノベーションではApeosシリーズ、キャノンはimageRUNNERシリーズといった感じです。

富士フィルムビジネスイノベーションApeosシリーズでは、印刷速度25枚/分(C2570)のコピー機と印刷速度70枚/分(C7070)のコピー機の本体価格は約260万円違います。

なので、印刷速度を確認する事はとても大切です。

⇒富士フィルムビジネスイノベーションA3カラー複合機本体価格

今まで使っていたコピー機(複合機)より印刷速度が早く、もしくは遅くなるコピー機に入替えた場合、『印刷スピードの違いの体感はどれくらいなのか』ということは気になると思います。

また、新規でコピー機(複合機)を導入する方も、どれくらいの印刷速度が適正なのか分からないと思います。

『分速35枚って言われても・・・どのくらいのスピードかを実際に見た方がイメージしやすいな。』

と思いながらも、手元に35枚機のコピー機(複合機)があるわけでもないし、コピー機メーカーのモデルルームが近くにあれば良いですが、そうでない方が大半でしょう。

では実際のコピー機(複合機)も見れないしどうやって・・・と思われている方、

実は普段みなさんがよく使っているサービスで簡単に印刷速度を確認できる方法があるんです。

それはYouTubeを利用すること。

『複合機印刷』『コピー機印刷』などのキーワードで印刷時の様子を撮影した動画がヒットするのでそれを視聴することで確認が可能です。

私も前職の会社でコピー機(複合機)を導入する前に印刷速度のイメージがつかなくて、確認したくてもできないと悩んでいた時にこの方法を思いつきました。

今でも『これまで使用していたコピー機(複合機)と異なる印刷スピードの機器導入を検討』しているお客様に視聴をおススメしています。

新規でコピー機(複合機)を導入する方は、毎月どれくらいの印刷を想定するか考えてみましょう。

例えば、毎月1,000枚も印刷しない方が50枚機を導入するのはオーバースペックになります。※100万円以上が損してしまいます。

下記の記事では月間枚数からの適正な印刷速度をご紹介しているので確認してみてください。

⇒コピー機の適正な印刷速度はどのくらい？月間印刷枚数で分かる選び方

コピー機(複合機)の搬入経路を確認する

コピー機(複合機)のある程度の目星がついたら、続いては搬入経路を見ていきましょう。

コピー機(複合機)の新規導入、もしくは入れ替える場合、入り口から設置箇所までの経路および設置場所のスペースを確認しましょう。

特に家庭用プリンターではなく、業務用の大型コピー機(複合機)は要注意です。

もし、確認せずに搬入しようとして『つっかえて先に進めない』『設置したけど手差しのトレイが出せない』といった取り返しのつかないトラブルが起きてしまう可能性があります。

そのようなことを防止するためにも、あらかじめ搬入経路の幅と設置面積を確認し、コピー機(複合機)の寸法を確認しておきましょう。

業務用の大型コピー機(複合機)の入替えであっても、メーカーによってサイズは変わります。

今、置いてあるところに、新しいコピー機を入替えるから大丈夫！！とは思わないで、寸法は必ず確認するようにしましょう。

また、設置場所までに階段作業があるのか？その階段はどういう階段なのか？直階段？折り返し階段？螺旋階段？などを確認するようにしましょう。

階段作業はないけど、設置場所までに段差がある場合も注意が必要です。

あとは、搬入経路に狭い場所がないか？こちらも重要になります。

今までの事例で、扉の幅が狭くてコピー機(複合機)が入らない事がありました。

コピー機(複合機)を吊るして上の窓から搬入しようとも考えたのですが、道路の道幅が狭くて、レッカー車が通れないって事もありました。

業務用の大型コピー機(複合機)の搬入は何があるか分からないので、細かいところまで確認して、不安な所は予め専門業者に確認するようにしましょう。

⇒事前に確認必須！！業務用の大型コピー機の搬入設置時に気を付ける事

ネット環境・パソコンOSを確認する

コピー機(複合機)を入れ替える際、利用する側としてコピー機のみに注意がいきがちです。

インターネット環境や、パソコンOSの状況も重要になります。

コピー機(複合機)をパソコンから印刷する場合は、パソコンにドライバーをインストールする必要があります。

パソコンにドライバーをインストールする場合はネット環境が必要になります。

中にはインターネットのセキュリティ対策で機器やソフトを導入している会社もあると思います。

セキュリティの関係上、コピー機(複合機)の接続が上手くいかない事が良くあるので予め確認するようにしましょう。

また、ドライバーはどんなパソコンにもインストールできるわけではなく、OSのバージョンによってインストールの可否が分かれます。

インストール可能なOSは各コピー機(複合機)メーカーのホームページに掲載されているのでチェックしてみましょう。

まれに、同じメーカーの後継機であればドライバーを入れ替えなくても、そのまま使えるコピー機(複合機)があるものの、基本的にはコピー機(複合機)が新しくなったらドライバーも入れなおす必要があると考えましょう。

とくにMacのパソコンは注意が必要です。

そもそもMacに対応していないコピー機(複合機)もあれば、一部の機能が使えない場合もあります。

なので、ネット環境とパソコンOSは必ず確認しするようにしましょう。

⇒コピー機(複合機)の４つの接続方法をご紹介！お勧めの接続方法とは？

まとめ

今回はコピー機(複合機)を導入する前に確認しとくべき5選をご紹介させていただきました。

コピー機(複合機)は高価な商品です。

数万円の買い物ならともかく、数十万～数百万するコピー機(複合機)をせっかく導入して『イメージと違った！』ということは避けたいものです。

細かくいうと確認する項目はまだまだありますが、今回ご紹介した５選は、特に大切な内容になります。。

コピー機(複合機)は高価な買い物になるので、導入は焦らず、ゆっくり準備を進めていきましょう。

また、コピー機(複合機)を1社に絞らず複数社から検討するようにしましょう。

最低でも3社から見積や印刷サンプルをもらって慎重に決めていきましょう。

補足

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスでは業務用のコピー機(複合機)の貸し出しを行っております。

業務用コピー機(複合機)は一般的にリース契約で導入する企業が多いです。

ゼロコピでは契約期間の縛りがないレンタル契約で、個人事業主の方でも気軽に導入できるようにしました。

お客様の印刷枚数にあわせた４つのオリジナルプランをご用意しております。

これから事業を始められる方向けにスタートアッププラン月額2,980円もご用意しております。

業務用コピー機(複合機)では間違いなくゼロコピが最安値になると思います。

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、お問合せください。