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コピー機のカウンター料金を安くする方法！！導入後でもカウンター料金は安くできます！
ペーパレス化に伴い、使用頻度が少なくなっているコピー機(複合機)。
しかし、使用頻度は減ったもののコピー機(複合機)は仕事に欠かせない事務機器のひとつです。
コピー機(複合機)をすでに導入している方でも、コピー機の契約内容に関して理解していない方も多いのではないでしょうか？
コピー機(複合機)を導入する際には、一括購入かリース契約を選択することができます。
その中で、コピー機(複合機)は大半の企業はリース契約で導入される方が多いです。
リース契約でコピー機(複合機)を購入する際に、リース契約の他に別の契約も同時に発生することをご存知でしょうか？
リース契約とは別の契約とは保守契約になります。
コピー機(複合機)の保守契約もいくつか存在しますが、一般的なカウンター保守契約で解説させていただきます。
カウンター保守契約は家庭などで使用する一般的なプリンターにはカウンター料金は発生しないため、初めて聞く方も多いかもしれません。
コピー機(複合機)を契約する際は保守会社やメーカーとカウンター保守契約を結び、カウンター料金が発生するため知識をつけておいて損はありません。
カウンター料金は一律料金ではございません。
導入する設置場所や毎月の印刷枚数(モノクロ・カラー)などにより、カウンター料金が変動します。
その中で気を付けるポイントなどもありますのでご紹介させていただきます。
コピー機(複合機)をすでに導入している方や、これから導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。
⇒コピー機のカウンター料金の相場！？カウンター料金にバラつきがあるのは何故？
カウンター保守契約が多い理由とは？
まずはリース契約時に別で契約するカウンター保守契約について解説させていただきます。
カウンター保守契約は保守してくれる会社(メーカー又は保守会社)と締結します。
コピー機(複合機)を導入する際は、何故カウンター保守契約という契約方式を行なっているのでしょうか？
理由としては、カウンター料金を徴収する代わりにコピー機(複合機)に対する「修理費用」「メンテナンス」「トナー料金」が無料になるからです。
簡単にお伝えすると修理費(人件費・交通費・メンテナンス部品)が無償と、消耗品(トナー・ドラムカートリッジなど)が無料でもらえます。
コピー機(複合機)は精密機械になり、利用していくにつれて故障頻度も上がっていきます。
このカウンター保守契約を結んで入れば、突然の故障の場合などもすべて無償で対応してくれるので安心です。
この事によりコピー機(複合機)を導入する際は必ずといっていいほどにカウンター保守契約を締結します。
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そもそもカウンター料金とは何？
コピー機(複合機)を導入する際のカウンター保守契約を理解していただいたかと思います。
続いてはカウンター保守契約の中身のカウンター料金について解説をさせていただきます。
カウンター料金とは何に対してかかっている費用なのか説明いたします。
カウンター料金とはコピー機(複合機)の印刷枚数に応じて、料金が発生する仕組みになります。
この印刷枚数に応じて従量課金されていく料金をカウンター料金といいます。
コピー機(複合機)には印刷枚数を記憶しておく機能があります。
カウンター保守契約を締結しているメーカー又は保守会社は毎月、印刷した枚数を計算してお客様にカウンター料金を請求している仕組みです。
カウンター料金は『モノクロ印刷』『カラー印刷』『最低基本料金』という内訳で金額が決められています。
モノクロ印刷とカラー印刷はそれぞれ「１枚あたり〜円」といった形で料金が毎月計算されていきます。
最低基本料金とは、毎月一定の金額を決められており、一枚も印刷しなくても毎月支払う必要があります。
最低基本料金はカウンター料金にプラスして請求されるものではありません。
最低基本料金よりモノクロ、カラー印刷のカウンター料金が上回った場合、「最低基本料金＋最低基本料より上回ったカウンター料金」が発生する仕組みです。
例1）
モノクロ料金：2円×400枚＝800円
カラー料金：18円×20枚＝360円
最低基本料金：1,200円
請求金額：1,200円
例2）
モノクロ料金：2円×400枚＝800円
カラー料金：18円×90枚＝1,620円
最低基本料金：1,200円
請求金額：2,420円
上記の表がカウンター契約をした際の料金の計算方法になります。
カウンター保守契約のメリット・デメリット
コピー機(複合機)を契約した際のカウンター保守契約は、お客様へどういったメリットやデメリットがあるのでしょうか？
メリットとデメリットをそれぞれ解説させていただきます。
カウンター保守契約のメリット
最大のメリットとしては、カウンター保守契約を契約していると「修理料金」「トナー料金」「定期的なメンテナンス」が無料ということです。
コピー機(複合機)をリース契約した際には、「カウンター料金」と「リース料金」以外の費用は基本的に発生しません。
コピー機(複合機)を長年使用し続けていればどうしても劣化が発生して不具合が起こったりもします。
その度に修理をするのは費用がかかり過ぎてしまうのです。
カウンター保守契約を結んでいないと、訪問費用、作業費用、部品費用と10万円を超える高額請求になるケースもあります。
そこで「カウンター保守契約」の制度によって、修理代などすべてを無料にすれば、使用しているお客様にとっても大変有益なのです。
印刷枚数の多い会社ですと、トナーの消費量も多くなりトナー代に関して心配な部分も出てくると思いますが、カウンター料金の制度によりトナー代も無料となります。
定期的なメンテナンスもメーカーの人間が定期的に訪問し機械点検を行なってくれるためコピー機(複合機)も問題なく使用できます。
カウンター保守契約を締結すると、機械を長く使用する上でのメリットや費用的なメリットが多いのが分かりました。
現在、ほとんどの会社でコピー機(複合機)を利用している中で生まれたありがたいビジネスモデルです。
カウンター保守契約のデメリット
カウンター保守を契約した際のデメリットは、毎月必ず一定金額の料金が発生することです。
月に印刷する枚数が１枚だとしても設定していた最低基本料金は必ず発生します。
コピー機(複合機)を導入する前は毎月印刷する枚数が多いので、最低基本料金を上げて、カウンター料金を下げてもらっていたが、想定していたよりも印刷枚数が減ってしまうと、最低基本料金の支払いが勿体なく感じてしまいます。
企業からすれば数年たてば、毎月の印刷枚数が変動すると思います。
カウンター保守契約ではコピー機(複合機)の導入前に設置場所や毎月の印刷枚数を確認後に『モノクロ印刷』『カラー印刷』『最低基本料金』の金額が設定されます。
この金額の変更は基本的にできないのでデメリットのひとつと言えます。
メリットとデメリットに関して説明させていただきました。
カウンター料金は設置場所と毎月の印刷枚数を考慮して金額が設定されます。
単純に印刷枚数が多ければ多いほどカウンター料金は安くなります。
しかし、保守会社やメーカーも馬鹿ではないのでカウンター料金を安くする代わりに最低基本料金を上げてきます。
なので、まずは印刷枚数に応じてカウンター料金の交渉をする事が大事です。
かといって無理やり印刷枚数を多く提示してしまうと最低基本料金が上がるので、印刷枚数が減ってしまう事も想定しておくべきでしょう。
自社にとって適切な契約を模索していきましょう。
⇒コピー機のカウンター料金の仕組みとは？メリットとデメリットを解説
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カウンター保守契約は印刷枚数を把握した上で交渉しよう
カウンター保守契約以外にも、コピー機(複合機)に関して様々な契約があります。
しかし、長期的に使用することを考えた上でカウンター保守制の方がメリットは大きく、現在では主流の契約形態になりました。
そのため、ほとんどのコピー機(複合機)を使用している企業がカウンター料金の契約形態です。
経営者や管理者はコピー機(複合機)に関して月にいくらコストがかかっているか、印刷枚数はどのくらいなのか管理する上で明確化したいはずです。
そのためにカウンター料金制は最適と言えるでしょう。
カウンター料金はコピー機(複合機)を買い換えるまで変更することはできません。
そのため最初の契約段階で自社の印刷枚数などをしっかり把握した上で契約を模索しましょう。
コピー機メーカー別カウンター料金の相場金額
先ほどからお伝えしている通り、カウンター料金の設定はコピー機(複合機)の設置場所と毎月何枚くらい印刷(モノクロ、カラー)するかで、金額が決まります。
導入時に月の印刷枚数が不明であれば、おおよその枚数で伝えても問題ありません。
カウンター料金はコピー機メーカーによっても相場が変わります。
相場価格を記載しますので参考までにご確認ください。
富士フィルムビジネスイノベーションの相場
設置場所：東京都23区
コピー機メーカー：富士フィルムビジネスイノベーション
月間印刷枚数：3,000枚(モノクロ印刷2,000枚、カラー印刷1,000枚)
カウンター料金
モノクロ印刷：1.2円
カラー印刷：12円
最低基本料金：2,550円
モノクロ印刷1.2円×2,000枚＝2,400円
カラー印刷12円×1,000枚＝12,000円
印刷コスト：2,400円+12,000円＝14,400円
京セラの相場
設置場所：東京都23区
コピー機メーカー：京セラ
月間印刷枚数：3,000枚(モノクロ印刷2,000枚、カラー印刷1,000枚)
カウンター料金
モノクロ印刷：0.8円
カラー印刷：8円
最低基本料金：2,000円
モノクロ印刷0.8円×2,000枚＝1,600円
カラー印刷8円×1,000枚＝8,000円
印刷コスト：1,600円+8,000円＝9,600円
富士フィルムビジネスイノベーションと京セラで相場価格を掲載させていただきました。
今回の場合は月間印刷枚数3,000枚(モノクロ印刷2,000枚、カラー印刷1,000枚)の計算でしたが、5,000枚以上となるとカウンター料金が下がります。
富士フィルムビジネスイノベーションでモノクロ1円、カラー10円ぐらいかなと。
京セラであればモノクロ0.7円、カラー7円ぐらいになると思います。
ここでお伝えしている通りコピー機メーカーによっても相場が違うので確認するようにしましょう。
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コピー機導入後にカウンター料金の交渉はできるのか？
カウンター保守契約ではコピー機(複合機)の導入前に設置場所や毎月の印刷枚数をもとに『モノクロ印刷』『カラー印刷』『最低基本料金』の金額が設定されます。
設定された金額で保守契約を保守会社と締結するので基本的には交渉はできないとお考え下さい。
コピー機(複合機)を導入して間もない場合の交渉は難しいですが、3年4年と経過した場合であれば交渉の余地はあります。
それはコピー機(複合機)の導入期間が経過すれば、導入前に伝えた毎月の印刷枚数やモノクロ印刷、カラー印刷の比率も変わるからです。
また、コピー機(複合機)の入替えを検討しているのであれば、新しく入れ替えを検討している、違うコピー機メーカーのカウンター料金が安くなると伝えれば、頑張ってくれます。
他社のコピー機メーカーを導入するのであれば、カウンター交渉の余地を設けてくれるという事です。
現状の保守会社からすれば嫌がれる行為かもしれないですが、交渉する価値はあります。
コピー機(複合機)を導入してから数年経過している場合は毎月の印刷枚数(モノクロ、カラー)を確認してから相談してみるようにしましょう。
⇒複合機の見積もりを安くする裏技3選！検討している方は絶対みてください！！
カウンター料金の定額・無料サービスの落とし穴とは
ネットや提案プランの中に「カウンター料金が一定額！」もしくは「カウンター料金なし」と言った謳い文句のサービスがあります。
カウンター料金なしというサービスがあるなら、今まで説明させていただいたことが全て無になってしまします。
カウンター料金なしのサービスはメーカーや代理店にとってもメリットがないと、そういう提案はしません。
しっかりデメリットとメリットを把握した上で契約しなければ思わぬ落とし穴に落ちてしまいます。
下記に気をつけるべき点を記載したので参考にしてください。
業者によって提案プランが細かいため、しっかり詳細を確認しましょう
カウンター料金なしの記載を確認したら、商品の内容や契約事項をしっかりチェックしましょう。
カウンター料金は基本的に必ず発生する契約です。
一般的には保守会社からお客様にカウンター料金の請求になりますが、保守会社から販売代理店に請求をして、販売代理店からお客様に請求する事もあります。
保守会社が販売代理店に請求して、販売代理店からお客様に請求している場合は、何かしらの細工があります。
もし、カウンター料金が定額であるなら販売代理店は定額を超えた場合は別のところから利益を獲得していることになります。
しかし、お客様にとってランニングコストが変動しないのならメリットになるかもしれません。
落とし穴ケース１
カウンター料金を無料にする代わりにリース料金に上乗せされているケースがあります。
この方法でお客様に提案し、一定額までカウンター料金を無料にするという方法も存在します。
このケースは保守会社から販売代理店に請求をして、販売代理店からお客様に請求する流れです。
販売代理店も保守会社からくる請求額を超えなければその分、利益を確保できます。
一定額を超えた場合は何かしらの処置を施してきます。
お客様にとって毎月のカウンター料金が定額を超えない場合はメリットになるかもしれません。
落とし穴ケース２
トナー購入方式で契約するという方法があります。
カウンター料金を無料にする代わりにトナーを購入させる方式です。
キット契約とも呼ばれたりもします。
印刷枚数が少ない場合や、モノクロ印刷が大半の場合は得をするかもしれません。
ただ、フルカラー印刷が多い場合はトナーの消費量が多いため、印字可能枚数よりも印刷ができず、トナーがすぐに無くなってしまいます。
単価で計算してもカウンター料金よりも高くなってしまう可能性があるので注意が必要です。
落とし穴ケース３
リース契約でコピー機(複合機)を使用するのではなく、レンタルや一括購入もプランに入れた提案をする会社もあります。
リース契約は審査を通過しないと契約できないため、審査を通過できなかった会社はリース契約をすることができません。
しかし、レンタルや一括購入であれば使用できます。
その場合に事前にカウンター料金を本体金額にプラスして購入いただく手法を取っている販売代理店やメーカーも存在します。
レンタル契約や一括購入であれば個人事業主の方でも利用することができ、メリットはあるかもしれません。
カウンター料金において無料はありえません。
カウンター料金は紙を印刷するたびに必ず発生する費用です。
仮にお客様側に無料と案内されても別のところでカウンター料金分の費用は徴収されている可能性があります。
ですので「カウンター料金なし」という契約は基本的に存在しないと考えていいでしょう。
しかし、「カウンター料金なし」というプランで、月にかかる費用で一定額だった場合は、ランニングコストの一定化の面でメリットになる会社もいるかもしれません。
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中古のコピー機(複合機)のカウンター料金はどうなっているか？
基本的にコピー機(複合機)を使用しているお客様は新品での購入またはリース契約をしています。
新品購入やリース契約以外に、中古のコピー機(複合機)を導入する方法もあります。
中古でコピー機(複合機)を導入した際も、コピー機は精密機械になるので保守契約が必要です。
中古の場合でも保守契約はいくつかありますが、基本的にはリース契約で導入した場合と同じで「本体の金額＋カウンター料金」という計算で費用が発生します。
カウンター料金の算出に関しては新品のコピー機(複合機)を印刷する場合とあまり変わらないので、月の自社の印刷枚数を把握した上で契約しましょう。
まとめ
コピー機(複合機)の「カウンター料金なし」という落とし穴に関して説明させていただきました。
基本的にコピー機(複合機)を使用する際は必ず発生する費用です。
しかし、メリットも大きくカウンター料金の費用の中には「トナー料金」「メンテナンス料金」「修理料金」が含まれています。
この便利なカウンター保守契約ですが、「カウンター料金なし」と記載した提案はどこかで必ず料金を徴収されている可能性があります。
しっかり契約内容を把握した上で契約することが大切です。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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