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コピー機(複合機)を長持ちさせる為に！！セルフメンテナンスの方法を解説
コピー機(複合機)は仕事に欠かせない事務機器のひとつです。
しかし、コピー機(複合機)のトラブルはいつも突然起こります。
トラブルが起きた場合、業務が滞りストレスを感じてしまう方も多いのではないでしょうか？
そんなコピー機(複合機)トラブル回避の基本は日頃からセルフメンテナンスを行うことにあります。
このページではメンテナンスの重要性やその方法、トラブルが起きた際の対処法やサポートを呼ぶ際の注意点についてご紹介します。
これからコピー機(複合機)の導入を検討している方や、すでに導入している方も参考にしてみてください。
コピー機(複合機)日頃のメンテナンス
コピー機(複合機)にトラブルが生じた場合、時間のロスに繋がったり修理費用が発生してしまうケースがあります。
急なトラブルの代表は主に紙詰まりや用紙切れ、印刷の乱れなど様々です。
しかしそれらの症状は日頃のメンテナンスで大きく軽減できます。
ここではよく起こるトラブルを項目ごとに分け、オフィスで行えるメンテナンス方法やコツをご紹介します。
用紙の補充
急いでいる時に限って用紙がない！ストックもどこにあるか分からない！といった事態にならないよう、日頃から補充を行いストックの場所も定位置を決めておきましょう。
コピー機(複合機)のモニターには用紙のインジケーターが付いているので残り枚数を確認できます。
頻繫に確認する癖をつけ、用紙の残りが半分以下にならないようにするなど対策をしましょう。
また用紙を補充する場合はパンパンに用紙を入れると紙詰まり等の原因になります。
そのため枚数は常に8割を目安に入れておくことをおすすめします。
用紙の保管方法
用紙の保管方法も重要なポイントです。
用紙はどうしても経年によって劣化してしまうもので、それをを止めることはできません。
正しい保管方法と保管場所を守ることで、劣化を遅らせることができ、紙詰まりの軽減に繋がります。
寒くなってきた時期に紙詰まりが多いと感じ方はいませんか？
紙詰まりの原因は湿気による物が大半です。
キャビネットの中など湿気が少ない場所で保管するようにしましょう。
インク・トナー交換
インク・トナーは用紙ほど交換頻度が高くないため、「気が付いたらトナーが切れていた」「いざ交換しようとしても交換方法がよく分からない…」といった事態が起きます。
また間違った入れ方をして故障に繋がることがあります。
例えば入れ方を誤り、機械の中でトナーが散らばってしまい大惨事となることも…。
余裕を持って交換の準備をしておくことで時間のロスや故障回避に繋がります。
インク・トナーは交換時期が近づくとモニターにお知らせが出るので、説明書を確認の上、早めの交換準備を心がけましょう。
⇒レーザーコピー機のトナーカートリッジ交換手順と注意点を解説！
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コピー機(複合機)の清掃
コピー機(複合機)の清掃を行うことで、印刷物に余計な汚れが付いてしまったり様々なトラブルを防げます。
印刷物の品質を下げないよう清掃はとても大切です。
自分でできる清掃は以下になります。
※コピー機の清掃を行う前には、必ず本体の電源を切りましょう！
①外部
汚れやほこりを取るため、本体の外側は水拭きしましょう。
あまりに水分量が多いと故障の原因になるので、よく絞り、仕上げは乾拭きをしてください。
②原稿読み取りガラス・フィルム
印刷の際に生じるラインの汚れは原稿読み取りガラスに汚れが付着し、その汚れが写ってしまっていることがほとんどです。
読み取りガラスを水拭きし、それでも汚れが取れない場合は中性洗剤を水で薄め強く絞ったタオルやティッシュでゴシゴシとこすってみて下さい。
また同様に、読み取りガラスと接するフィルム部分も拭き取りを行いましょう。
③タッチパネル
タッチパネルはコピー機の中でも一番触れる部分です。
目には見えなくてもたくさんの指紋がついているので、そのままにしておくとタッチパネルの反応が鈍くなることもあります。
また近年はコロナウイルスのこともありますので多数の人が触るタッチパネルは頻繫に拭いておくといいでしょう。
【その他消耗品の補充】
インク・トナー以外でも付加機能で使用するステープル(ホッチキス)などの補充も欠かさず行いましょう。
理由はインク・トナーと同様です。
交換作業は難しいものではないので事前に社内で共通しておくことをおすすめします。
⇒コピー機の印刷汚れを消す方法！自分で出来る簡単クリーニング方法とは？
コピー機(複合機)で一番トラブルが起こる『紙詰まり』
コピー機(複合機)のトラブルで一番多いのが紙詰まりです。
ここでは紙詰まりが起きた場合の対処法と紙詰まりを起こさないための予防についてご紹介します。
【紙詰まりが起きた場合】
最近のコピー機(複合機)は機能が向上し、紙詰まりを起こしている場所をモニターで教えてくれます。
紙詰まりが起きた場合、まずはモニターで紙詰まり箇所の確認をしてください。
次に詰まっている用紙を取り除きます。
しかし注意点があります！
力任せに引き抜くと中で用紙が破け、紙片が機械内部に残ってしまいます。
その際はサポートを呼ばないといけないことがほとんどです。
コピー機の内部は紙送りのローラーがあるので、ローラーを動かしながらゆっくり用紙を引き抜きましょう。
用紙を取り除いたあともエラーが消えない場合は一度主電源を切り立ち上げ直してみてください。
印刷中であるとデータが消えてしまうので、データを消したくない方や、主電源の入り切りをしてもエラーが消えない方はサポートセンターに連絡をしましょう。
【紙詰まりを起こさないための予防】
紙詰まりが起こる主な原因は下記3点です。
・湿度
・コピー機内部の結露
・裏紙の使用
そして紙詰まりを予防するためには下記3点の対策を行いましょう。
・用紙カセットに乾燥剤を入れて置く
・用紙を補充する際はパラパラさせ、紙一枚一枚に空気を含ませる
・給紙ローラーを清掃する
湿気に弱いことから梅雨の時期には紙詰まりの症状が多発します。
紙は湿気を吸いやすいので、湿気て紙詰まりにならないよう、乾燥させることを心がけましょう。
また給紙ローラーは印刷毎の摩耗や汚れによって不良が起こることがあるので定期的な清掃を行いましょう。
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サポートを呼ぶ際のポイント
日頃から自身でメンテナンスを行っていても、残念ながらトラブルが起こってしまうこともあります。
そんな時は保守サービスを受けましょう。
ここではサポートを呼ぶ際のポイントをご紹介します。
【コピー機の症状を正確に伝える】
メンテナンススタッフが必要とする情報と症状を正確に伝えてください。
メンテナンススタッフと現場で起きている不具合の情報に相違をなくして充分な保守サービスを受けましょう。
【保守サービスを受ける時はコピー機のことを知るチャンス】
現場に来てくれるメンテナンススタッフは機械のことをよく知っているプロです。
せっかく訪問に来てくれるのですから、今起きている不具合の原因や改善策、対処法をその場で聞いて教えてもらえるチャンスとなります。
⇒すべて無料じゃないの！？コピー機の保守契約で有料対応になる場合
まとめ
以上、自身で行う日頃のメンテナンスの重要性や方法などについてご紹介しました。
トラブル引き起こさないため、最小限に抑えるためにメンテナンスや消耗品の交換対応を覚えておくといいでしょう。
今回の記事で少しでも参考にしていただければと思います。
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