コピー機(複合機)のFAX受信方法を紹介！！意外と知らない４つの受信方法

業務用コピー機(複合機)は仕事をするうえで欠かせない事務機器です

コピー機は高額な商品になり、中には数百万程度する機器もあります。。

そんなコピー機(複合機)には様々な便利機能が搭載されています。

その中でほとんどの方が「FAX機能」を利用していると思いますが、FAXを受信する際はどのような設定をしていますか？

大半の方が受信したFAXを紙で出力しているのではないでしょうか？

受信したFAXデータを紙で出力して、コピー機まで取りに行って確認する。

この作業を面倒だと思った事はありませんか？

コピー機(複合機)まで行かずに出先からでも確認したいと思ったことはありませんか？

FAXの受信方法には様々な種類があり、それぞれに合った設定をすることで効率よく業務をこなすことができます。

この記事では以下４つのFAXの受信方法をご紹介させていただきます。

■紙出し

■ファックスボックス

■メール転送

■フォルダ転送

それぞれの企業の働き方によって効率的なFAXの受信方法は異なります。

ワークスタイルに合った受信方法で日々の小さなストレスを無くしていきましょう！

FAX受信方法にに関しては人気コピー機メーカーの京セラのメインの機種であるTASKalfa2554ciシリーズをご紹介させて頂きます。

今回ご紹介させていただくFAX受信方法で、同じ京セラのコピー機でも一部の機能が利用できない機種もあるため、詳細は販売店などにご確認ください。

⇒参考ＵＲＬ：KYOCERA Document Solutions ソリューション・製品情報サイト

京セラのコピー機(複合機)をお使いでない方も、基本的には同じ設定になりますので確認してみましょう。

ちょっとした知識で業務効率が上がるので是非、参考にしてみてください。

コピー機(複合機)FAX受信方法の解説
FAX転送の設定方法(京セラ)
数種類の受信方法を組み合わせてもっと便利に！
まとめ
補足

コピー機(複合機)FAX受信方法の解説

冒頭でお伝えした通り、コピー機(複合機)のFAX受信方法は様々あります。

FAX受信方法をそれぞれ解説させていただきますので、参考までにご確認ください。

①紙出し

まずはFAX受信方法で一般的な「紙出し」です。

コピー機(複合機)にFAX設定を行っていない場合は「紙出し」でFAX受信をします。

受信したFAXを紙で出力するという昔からある受信方法です。

FAXを紙で管理している方や、コピー機(複合機)をチェックして、新規の受信FAXがあるかを確認している方に向いています。

ペーパーレス化が進んでいるので全て紙で出力する設定は減ってきてはいますが、パソコンが苦手な方や年配の方はよく使われます。

紙出しの場合は当然のように印刷コストが掛かります。

カウンター保守を契約している場合はカウンター料金が発生してしまいます。

モノクロ印刷は数円程度ですが、FAX受信が多い企業にとってはコストが積みあがってしまいます。

⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説

② ファックスボックス

受信したFAXデータをコピー機(複合機)本体にデータとして保存する機能です。

コピー機(複合機)の液晶画面で受信データを確認する事ができます。

その後、タッチパネルの操作で必要なものだけを紙で出力し、不要なものは削除するといったことができます。

広告などの迷惑ファックスを紙で出力してしまうと、用紙が無駄になったり、カウンター料金がかかってしまいます。

そこでファックスボックス機能を使うと、そうした無駄がなくなるので、コスト削減につながります。

こちらの機能は、迷惑ファックスが多くて困っている方向けです。

⇒複合機のカウンター料金とは -仕組み・相場・節約方法・注意点-

③ メール転送

受信したFAXデータを指定したメールアドレス宛にPDF形式で転送する機能です。

コピー機(複合機)が設置されている事務所にいなくても、外出先からも受信したFAXをスマートフォンやパソコンなどのメールから確認できます。

こちらの機能は、同時に複数のメールアドレスに転送が可能です。

お仕事で外に出ることが多い方や、出張が多い方に便利な機能になっています。

デメリットとして、メールサーバーのエラーなどが発生すると、転送されず、紙で出力されてしまいます。

携帯電話の設定次第で、受信したら通知を受け取ることができるので、素早くチェックすることができます。

⇒コピー機(複合機)でメールの送受信はできる？業務効率を上げる活用方法とは

④ フォルダ転送

社内の共有フォルダなどにPDF形式で転送する機能です。

パソコン上でデータとして管理がしやすいのが利点で、必要があればプリントアウトして紙で出力することもできるため、とても使い勝手が良いです。

受信したFAXをペーパーレスで保存し、簡単に社内で共有することができます。

ファイルサーバーやNASなどの機器がない場合でも、パソコン上のフォルダに転送することができます。

しかし、パソコン本体をスリープモードやシャットダウンしてしまうと転送されず、紙で出力されてしまうので、そのような使い方はあまりオススメできません。

⇒【コピー機(複合機)活用術】ボックス機能で業務を効率化する方法

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FAX転送の設定方法(京セラ)

FAX受信方法４つをご紹介しましたが理解できましたでしょうか？

冒頭でもお伝えした通り『紙出し』はFAX設定をする必要はないですが、FAXデータを転送する場合は設定が必要です。

ここでは京セラのコピー機(複合機)のメール転送の設定方法を例に解説させていただきます。

参照元：『いつでもどこでもファクス送受信』ネットワーク経由でさまざまな場所でのファクス送受信を実現。

メール転送設定方法『京セラ』

メール転送で準備するものは２つです。

◆転送先のメールアドレス(パソコン用)

◆転送元のメールアドレス(コピー機用)

①『京セラコマンドセンター』にログイン

②『機能設定』『メール』を選択

③差出人アドレスに『メールアドレス情報(転送元)』を入力

④アドレス帳に「メールアドレス情報(転送先)」を登録　※複数の転送先メールアドレスを追加する事も可能

⑤メールアドレス『名前』『フリガナ』を設定

⑥コマンドセンター内の『機能設定』『条件付き受信/転送』を選択

⑦『設定/登録』を選択

⑧条件付き受信/転送を『すべての受信に適用する』に設定

参照元：Command Center RX使用説明書【京セラ】

数種類の受信方法を組み合わせてもっと便利に！

意外と知られていませんが、FAXの受信方法を複数組み合わせることができます。

これまでで解説した受信方法を組み合わせることで、より効率よく受信したFAXを管理できます。

また、特定の番号ごとに受信方法を設定することもできます。

いくつか例を挙げてみます。

ファックスボックス＋メール転送

事務所には基本的に事務員がいるが、外出することが多い社長なども出先で受信したFAXを確認したい。

そのような場合は、全ての受信FAXをファックスボックスで受信しつつ、設定したメールアドレスに転送すれば、事務所と出先の両方で受信したFAXを確認することができます。

FAXを確認するためにわざわざ事務所に寄っているという方の話も聞いたことがあります。

そのような方はとても喜ばれます。

複数のフォルダに自動で仕分け

フォルダをいくつか作成しておけば、特定の番号から受信したFAXを細かく仕分けすることができます。

取引先によって担当者が決まっていたりするような仕事だと、１つのフォルダに受信する設定では手動で仕分けしなければなりません。

特定の番号ごとに転送するフォルダを指定すれば、A社からのFAXは共有フォルダ内の○○というフォルダに転送し、B社からのFAXは××というフォルダへ、指定されていない番号からのFAXは△△というフォルダへ…といった使い方ができます。

こちらの使い方はかなり便利でして、FAXの仕分けを手動で行なっているという会社が多くあります。

仕分けする作業を自動化できるので、業務をかなり効率化することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回は主な４種類のFAXの受信方法について解説しました。

それぞれの機能がどのような方に向いているかをまとめると、下記の通りになります。

◆紙出し
パソコンが苦手で、FAXを紙で管理している方

◆ファックスボックス
迷惑ファックスに困っていて、必要なものだけを印刷したい方

◆メール転送
外出先からFAXを確認したい方

◆フォルダ受信
社内の共有フォルダでFAXを確認したい方

それぞれの機能をうまく組み合わせることで、日々の業務をより効率よく進めることができます。

今回ご紹介したFAX受信方法をすべてを把握している方は少ないと思います。

ただ、上手に使いこなす事によって、業務効率がはかれたり、コスト削減につながります。

FAXの受信方法はいつでも簡単に変更できるため、いろいろな組み合わせを試してみてください！

補足

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】でも今回ご紹介した4つのFAX受信方法の設定は可能になります。

設定方法が分からず、紙で出力をしている方は多くいると思います。

弊社では搬入設置時に難しい設定などを無料で行いますのでご安心ください。

また、途中から設定したい場合でもフリーダイヤルのカスタマー窓口を設けております。

業務効率を図るために是非ともFAX設定を試みてください。