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業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
業務用コピー機(複合機)には様々の機能が備わっており、高額な商品になります。
しかし、コピー機に搭載されている機能を理解し、完璧に使いこなしている方は少ないと思います。
その中でコピー機(複合機)の【ICカード認証・パスワード認証】の存在はご存知でしょうか？
聞いたことはあるけど、活用方法や使うメリットなど分からない人も多くいると思います。
今回はコピー機(複合機)のICカード認証・パスワード認証とは何か？
また、メリットやデメリットを解説していきたいと思います！
是非、参考にしていただきコピー機を上手く活用していただければと思います。
コピー機のICカード認証とは？
コピー機(複合機)のICカード認証はオプションとして取り付けられる事ができます。
パソコンから印刷指示を出した印刷物をコピー機にオプションで取り付けたICカード認証装置にICカードをかざすことで初めて印刷物が出力されます。
用意された専用のICカードを利用しないとコピー機が使用できないので、機密書類でも安全に印刷することができます。
ICカード認証は情報漏洩対策の一つとして利用する価値のある機能になります。
ICカードは各メーカーで用意している専用のカードがあります。
コピー機メーカーが用意している専用のICカードだけではなく、会社の入退出時に使用しているICカードを利用してコピー機(複合機)に紐づけて使用する事もできます。
ほとんどの企業が会社で用意しているICカードを紐づけて利用しています。
また、SuicaやPASUMOなど交通系のICカードでも利用できます。
コピー機にICカードを紐づけているので、どのカードが何枚印刷したのかも確認する事が可能です。(便利！)
用途としては例えば会議資料を印刷する際など、会議室のコピー機に印刷データを飛ばして、会議前にICカードをかざして印刷するようなイメージです。
コピー機(複合機)に印刷データを飛ばしてからの印刷なので、印刷する前に出力データを確認する事ができるのでミスプリントなどを防ぐ事も可能になります。
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ICカード認証のメリットとデメリット
続いて、コピー機のICカード認証のメリットとデメリットをご紹介させていただきます。
メリットだけではなく、もちろんデメリットも存在するので、しっかり理解したうえで検討するようにしましょう。
メリット① セキュリティ対策
一番のメリットはやはり情報漏洩対策になることです。
少数の会社であればコピー機はすぐ近くにあるので、その場で確認できますが、多くの従業員で共有してコピー機(複合機)を利用している場合は予めセキュリティ対策が必要です。
ICカード認証はICカードを持った人にしかコピー機(複合機)を操作できないので、第三者に情報を盗まれるリスクが減ります。
また、印刷データが出力された後はコピー機の印刷データは削除されます。
必要なら、データを保管する事も可能ですが、ICカード認証が無くては第三者が出力することは出来ません。
専用のICカードをコピー機にかざさないと印刷ができないので、印刷物の取り違えや置き忘れも防ぐ事が可能です。
その他にも、渡すICカードによってコピー機の利用できる機能を制限する事が可能です。
メリット② コスト削減
業務用コピー機(複合機)を導入する場合は基本的にカウンター保守契約を締結しております。
カウンター保守契約は一枚印刷するごとにモノクロ印刷〇〇円、カラー印刷〇〇円と設定されております。
カラー印刷はモノクロ印刷の約10倍高く設定されているので、カラー印刷でミスプリントしてしまうと大変です。
ICカード認証を利用する事によって、そのミスプリントを防ぐ事ができます。
パソコンから印刷指示したとしても、コピー機から印刷される前にキャンセルすることも可能なので、無駄な印刷を防ぐことができます。
また、ICカード認証では個人や部署ごとに、印刷した枚数などを見える化する事ができます。
誰がどのファイルを印刷したのか、またどんな文書をコピーしたのかなど管理することも可能です。
また、ICカードの機能を制限する事で、モノクロ・カラー印刷の印刷枚数の上限設定をする事も可能です。
⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説
デメリット① カード紛失・悪用のリスク
ICカード認証のデメリットは、カードそのものにあります。紛失は、絶対に避けたいところです。
ICカードという物理的な認証方式となりますので、紛失や破損のリスクが伴います。
また、ICカードの貸し借りも簡単にできてしまいますので、持ち主ではなくても使用できるということになります。
ICカードで使用した文書の履歴などを確認することができ、その結果情報の漏洩だけではなく、悪用することもできます。
IC認証を導入する場合は、絶対にカードの紛失をしない自己管理が必要になります。
デメリット② 導入費用
ICカード認証はコピー機のオプション商品とあります。
なので導入する為には、もちろん費用が掛かります。
コピー機メーカーにもよりますが一台あたり10万円前後とお考え頂ければと思います。
また、ICカードの準備も必要です。
元々、会社でICカードを利用していればコピー機に紐づければ問題ないですが、所持していない場合はメーカー専用のICカードの購入が必要です。
コピー機のパスワード認証とは？
続いてICカード認証とは違う、パスワード認証について解説させていただきます。
コピー機(複合機)のパスワード認証は無料で利用する事が可能です。
ICカード認証とは違い、10万前後のオプションで取り付けなくても利用が可能です。
コピー機メーカーにもよりますが基本的にパスワード認証の機能は標準で付いております。
パスワード認証とはパソコンから印刷指示を出す際にパソコン画面でパスワードを設定します。
それからコピー機のタッチパネルで設定したパスワードを入力すると印刷がされます。
パスワード設定はコピー機メーカーによって様々なので各メーカーに確認してみましょう。
大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスで取り扱っている〈シャープ〉のコピー機では、下記のような設定でパスワード認証を行います。
印刷ボタンを押す前に〈プロパティ〉⇒〈ジョブハンドリング〉⇒〈リテンション〉⇒〈印刷せずにホールド〉⇒〈パスワード設定〉このような印刷指示でパスワードをかける事ができます。
パスワード設定してからコピー機の〈ドキュメント〉から印刷物を指定してパスワードを入力すると出力ができます。
このパスワード認証はコピー機に印刷データを飛ばしてからの印刷なので、印刷する前に出力データを確認する事ができるのでミスプリントなどを防ぐ事も可能になります。
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ICカード認証とパスワード認証を比較
続いてはICカード認証とパスワード認証を比べてみましょう。
ICカード認証はオプションになり、ICカード認証システムを取り付けるのに10万前後の費用が掛かります。
パスワード認証は印刷前にパソコン画面で設定するだけなので無料で利用する事ができます。
コピー機(複合機)を利用する際、起こりうる問題としては、ミスプリントと印刷物が放置されてしまう事です。
ICカード認証・パスワード認証を活用すればミスプリントも防げますし、情報漏洩の妨げになります。
ミスプリントの経費削減と情報漏洩のセキュリティ強化につながります。
また、ICカード認証の場合はカードに制限かける事が可能で、誰が何枚印刷したかも確認する事ができます。
例えば、アルバイトスタッフが使用するICカードの権限を制御することによって、コピーのみ利用できるようにすることも可能です。
ICカードを持っていいない外部の方の印刷を防ぐこともできますし、誰が何を印刷したのか明確にすることによってセキュリティの強化につながります。
ICカード認証は初期費用が掛かるので、本当にその機能が必要なのか？パスワード認証で事が足りるのではないか？など検討するようにしましょう。
今回紹介させていただいたICカード認証とパスワード認証の機能は一部になるので、最新のコピー機(複合機)だとグレードアップしています。
さらに便利機能などもあるので各コピー機メーカーに確認してみるようにしましょう。
まとめ
今回はコピー機のICカード認証・パスワード認証についてご説明しましたが参考になりましたでしょうか？
ICカード認証はオプションとして取り付ける必要がありますが、パスワード認証は標準で機能が備わっています！
とくにパスワード認証機能を知らない方が多いと思いますが、経費削減やセキュリティ強化に繋がりますのでみなさん是非、活用してみてください！！
大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスの〈シャープ〉のコピー機でもパスワード認証をできます。
操作方法やマニュアルもご用意しておりますので、用途にあわせて上手くご活用してみてください♪
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