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WorkingFolderとは？複合機連携で業務効率化｜富士フイルムのクラウド活用術
オフィスでの印刷枚数は年々減少傾向ではありますが、コピー機(複合機)は仕事をするうえで欠かせないという企業は多いです。
請求書・見積書・契約書・申込書・提案資料など紙でのやり取りは未だに完全には無くならず、特に取引先との文章受け渡しでは紙とデータが混在する状況が続いています。
そんな中、注目を集めているのが「クラウド型文書共有システム」です。
クラウドと聞くと、なんだか難しそう…専門知識が必要そう…うちには関係ないや…と感じる方も多いかもしれません。
しかし実際は、コピー機(複合機)を使う感覚で簡単に始められる仕組みも登場しています。
その代表格が、富士フイルムビジネスイノベーションのWorking Folder（ワーキングフォルダー）です。
Working Folderはコピー機(複合機)とクラウドを繋げて、紙とデジタルの橋渡しをする仕組みです。
「紙で受け取っていた書類を、クラウド上で安全にやりとりができる」
「現場・支店・自宅から同じファイルを確認できる」
Working Folderを使えば、コピー機でスキャンした書類をそのままクラウド上にアップロードでき、本社・支店・営業所・自宅のどこにいても同じファイルを同時に閲覧・保存・共有できます。
わざわざオフィスに戻らなくても仕事が進む環境が整い、どのファイルが最新かわからないといった混乱も防げます。
ゼロコピにお問合せいただくお客様からも、
「社内のペーパーレスを進めたいけど、現場の手間が増えるのは困る」
「コピー機は新しくしたいけど、印刷コストをもう少し抑えたい」
「取引先との資料共有を効率化したいけど、セキュリティとコンプライアンスが不安」
といったご相談を多くいただきます。
Working Folderは、まさにこうした悩みを解決できるコピー機(複合機)と相性の良いクラウドサービスです。
今回の記事では、コピー機(複合機)レンタル業者の立場から、
「Working Folderとは何か？」
「どんな企業に向いているのか？」
「導入することで何が変わるのか？」
などを、現場視点で分かりやすく解説させていただきます。
これからコピー機(複合機)の導入を検討している方などは是非、参考にしてみてください。
富士フィルムのWorking Folderとは何か？
まずは、富士フィルムビジネスイノベーションが提供する、クラウド型の文書授受・共有サービス『Working Folder（ワーキングフォルダー）』について解説させて頂きます。
Working Folderは、旧：富士ゼロックス時代の2011年にサービスを開始し、以来10年以上にわたり、多くの企業の業務効率化とペーパーレス化を支えてきたクラウドサービスです。
インターネットを経由して、安全かつ簡単に文書を共有できるよう設計されており、「ファイルを送る」「受け取る」「保管する」といった日常業務をクラウド上で一元管理できます。
従来のように社内サーバーを構築・維持する場合は、専用機器の購入・設定、システム担当者による運用、定期的なバックアップなど、時間とコストの両方が大きな負担となっていました。
しかも、障害発生時の復旧対応やセキュリティ更新など、運用リスクも企業側が負担してきました。
Working Folderは、これらの仕組みをクラウド上で完結させることで、初期投資を抑えつつ、メンテナンス・障害対応・セキュリティリスクを大幅に軽減できます。
自社でサーバーの容量管理やセキュリティ設定を行う必要もなく、常に最新の状態で安全に使える環境が維持できます。
さらに、富士フイルムが提供する文書管理ソフト「Docu Works（ドキュワークス）」との連携にも対応しており、スキャンした書類を自動でクラウドにアップロードするなど、現場の作業を変えずにデジタル化できるのも特徴です。
長年の運用実績と富士フイルムグループならではの高い信頼性により、「クラウドは初めてで不安」という企業でも安心して導入できます。
⇒コピー機人気メーカー富士フィルムのDocuWorks(ドキュワークス)機能とは？
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Working Folderの主な機能と導入メリット
富士フィルムが提供するWorking Folderは、「紙とデータをつなぐクラウド」として、コピー機(複合機)との連携・モバイルアクセス・セキュリティ・管理のしやすさなど、オフィスの日常業務をそのまま効率化できるように作られています。
ここでは、導入後に実感しやすい主な機能とメリットをご紹介させていただきます。
1. スキャンした書類をそのままクラウド保存
コピー機(複合機)でスキャンした書類を、ボタンひとつでWorking Folderに自動アップロード。
スキャンデータをUSBに保存したり、メール添付で送ったりする手間がなくなります。
本社・支店・在宅勤務の社員が、同じフォルダにアクセスできるため、「誰かが出社しないと資料が見られない」といった不便が解消されます。
■メリット■
・紙のやり取りが減り、情報共有がスピーディーに
・スキャン作業の手間やミスが削減
・コピー機の操作画面だけで完結
⇒コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット
2. モバイル・タブレットからもアクセス可能
出張先や自宅からでも、スマートフォンやタブレットで社内と同じフォルダを閲覧・ダウンロードできます。
営業担当が外出先で最新の見積書を確認したり、現場スタッフが施工図面をチェックしたりと、どこでも仕事ができる環境が整います。
■メリット■
・外出先でも最新データをすぐ確認
・テレワークや支店業務にも対応
・紙を持ち歩く必要がなく、紛失リスクも軽減
⇒スマホやタブレットからコピー機(複合機)で印刷する方法を解説！すべて0円で可能！？
3. セキュリティ・バックアップも万全
Working Folderは通信の暗号化（TLS1.2対応）やデータの自動バックアップなど、法人向けに必要なセキュリティ機能を標準搭載。
ユーザーやフォルダごとにアクセス権限を細かく設定できるため、「見せたい人だけに共有する」管理が可能です。
■メリット■
・誤送信や情報漏えいのリスクを抑制
・災害・障害時もクラウド上で安全に保管
・IT担当者がいなくても安心して運用可能
⇒コピー機(複合機)のセキュリティ対策は大丈夫？行うべき対策４選！
4. 電子帳簿保存法にも対応
2022年の法改正により、請求書・領収書・契約書などを電子データで保管できるようになりました。
Working Folderは電子帳簿保存法対応のエビデンス管理オプションを備えており、日付・金額・取引先情報の検索や、改ざん防止の履歴管理などが行えます。
■メリット■
・法令対応の体制を簡単に整備できる
・紙書類の保管スペースを削減
・監査・経理対応もスムーズに
⇒コピー機で領収書の効率的な管理方法を解説！電子帳簿保存法に準じた保存方法とは？
5. 容量も拡張可能で、チーム・部署ごとに使いやすい
標準プラン（基本容量100GB）からスタートでき、利用人数や容量が増えても柔軟に拡張できます。
部署ごとにフォルダを分け、アクセス制限をかけることで、情報を整理しながら安全に運用できます。
■メリット■
・最初は小規模から導入可能
・成長や拠点拡大にも対応
・クラウド容量の心配が不要
6. 導入が簡単で、すぐ使える
Working Folderは、専門知識がなくても導入できるシンプル設計。
複合機の操作画面やPC・スマホからすぐ利用でき、専用アプリや複雑な設定は不要です。
■メリット■
・導入準備が短期間で完了
・社員教育コストも最小限
・現場の“使いやすさ”を重視
Working Folderを導入する前に注意すべきポイント
富士フィルムが提供しているWorking Folderは、コピー機(複合機)とクラウドを連携させることで業務の効率化を実現できる便利なサービスですが、スムーズに運用するためには導入前の準備と確認がとても重要です。
ここでは、導入を検討している企業が見落としがちな「チェックすべき5つのポイント」を解説させていただきます。
1. ネットワーク環境・通信速度の確認
クラウドサービスを快適に使うためには、安定したインターネット環境が欠かせません。
特にコピー機(複合機)からスキャンした大容量データ（PDF・画像ファイルなど）をアップロードする場合、通信速度が遅いと処理が途中で止まることもあります。
◆チェックポイント◆
・オフィスの回線速度（上り／下り）を確認
・LANケーブル・Wi-Fiどちらで利用するか明確に
・VPN経由でアクセスする場合は帯域制限も考慮
Working Folderは1ファイルあたり最大5GBまでアップロード可能です。
動画・設計図・高解像度資料などを扱う業種では通信安定性の確保が必須といえます。
2. 利用人数とフォルダ構成の設計
導入前に「どの部署がどのように使うか」を決めておくことが、運用のカギになります。
Working Folderはキャビネット（クラウド上の保管庫）単位で管理する仕組みのため、部門・支店・担当別のフォルダ設計をあらかじめ決めておくと混乱を防げます。
◆チェックポイント◆
・利用ユーザー数と権限（閲覧／編集／管理）を整理
・部署別・取引先別などのフォルダ階層を設計
・共有ルールを文書化（社内マニュアル化）
導入初期の段階で「誰が何を管理するのか」を決めておくことで、情報漏えいや誤操作のリスクも減少します。
3. セキュリティポリシーと権限設定
Working Folderは高いセキュリティを備えていますが、実際の運用で守らなければならないのは社内のルールづくりです。
アクセス権限を曖昧にすると、情報漏えいのリスクを生む可能性があります。
◆チェックポイント◆
・アカウントの発行・削除ルールを明確に
・退職者・外部委託者のアクセス権を速やかに停止
・機密情報は閲覧専用フォルダを設定
・IP制限・パスワードポリシーを活用
また、多要素認証（2段階認証）を導入することで、社外からの不正アクセス対策も強化できます。
4. 電子帳簿保存法（電帳法）への対応確認
近年の法改正により、請求書・領収書・契約書を電子データで保存できるようになりましたが、保存方法には厳しい要件（改ざん防止・検索性・時系列保存など）が定められています。
Working Folderは2021年以降、電子帳簿保存法対応の「エビデンス管理オプション」を提供しており、アップロードしたデータにタイムスタンプ・履歴管理・検索機能を付与できます。
◆チェックポイント◆
・会計・経理部門と連携して運用ルールを作る
・エビデンス管理オプションの契約有無を確認
・保存期間・削除ポリシーを事前に設定
法対応が求められる経理・総務部門では、Working Folderを「電子帳簿保存クラウド」として活用するケースが増えています。
5. 社内への周知と運用サポート体制
どんなに便利なシステムでも、使う人が理解していなければ定着しません。導入初期には「スキャンしたデータをどこに入れるのか」「どのフォルダを共有するのか」など、運用ルールの共有と教育が不可欠です。
◆チェックポイント◆
・初回の社内説明会・操作マニュアルを準備
・複合機の操作画面に「Working Folder保存」ボタンを設定
・月1回の運用レビューでトラブルや要望を確認
Working Folderは操作がシンプルなため、ITが苦手な社員でも比較的スムーズに使い始められますが、最初の1〜2か月は「質問対応の時間」を見込んでおくと安心です。
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Working Folderの導入コストを解説
富士フィルムのworking Folderのメリットと導入前の注意点を解説させて頂きました。
続いては具体的な金額についてご紹介させていただきます。
基本プラン料金体系
Working Folderの料金は10ユーザー・容量100GB・月額4,800円（税別）から利用できます。
専用のサーバーを用意する必要がなく、少人数オフィスや支店単位でも導入しやすい価格設定です。
初期費用は不要で、月額課金のみのシンプルな仕組みとなっています。
上位プラン『Working Folder Plus』
より多くのデータを扱う企業向けに、Working Folder Plus（月額15,900円／税別）も用意されています。
通常の容量に比べPlusは600GBスタートとなり、最大50TBまで拡張可能です。
部署ごとの大量データ共有や、設計・デザイン・制作業などファイルサイズが大きい業種にも対応します。
機能拡張オプション
業務内容や法制度に合わせて、以下のようなオプションも用意しております。
◆エビデンス管理オプション
⇒電子帳簿保存法対応機能（タイムスタンプ・履歴管理・検索）
月額：約20,700円
◆ファクス送信オプション
⇒Working Folder上からFAX送信が可能
月額：約2,100円
法制度対応やセキュリティ強化を重視する企業では、これらのオプションを組み合わせることで、より安全で確実な運用が可能です。
無料トライアルで安心スタート
Working Folderには60日間の無料トライアルがあります。
10ユーザー・100GBまで利用できるため、導入前に社内で使い勝手を検証できます。
「どれくらい活用できるか」「通信環境に問題がないか」など、実際の業務フローに合わせて試せるのが大きなメリットです。
導入コストの考え方
クラウドサービスの導入は、料金そのものよどれだけ業務が楽になるかがポイントです。
Working Folderの導入によって、紙の保管費・印刷コスト・郵送費・検索時間などが削減され、年間で数万円〜数十万円規模のコスト改善につながるケースもあります。
⇒コピー機(複合機)標準搭載の基本機能からオプション機能！業務効率化に役立つ機能を紹介！
コピー機の見直し時こそ検討！クラウド連携で変わる働き方とは？
コピー機(複合機)を新しく導入するタイミングや、入れ替えを検討するタイミングは様々です。
「家庭用プリンターを使っていたけれど、業務量が増えて限界を感じている」
「テレワークや支店開設で、資料の共有方法を変えたい」
「紙書類が増えすぎて管理が追いつかない」
ゼロコピにお問合せいただくお客様から、こんな声を多く聞きます。
印刷やデータ管理など、日々の作業を少し減らすだけでも、仕事のスピードや正確さは大きく変わります。
2022年の電子帳簿保存法改正により、請求書・領収書・契約書などの電子データ保存が正式に認められ、一定の条件を満たせば紙での保管を省略できるようになりました。
ただし、社内サーバーでの保存にはバックアップ・アクセス権・改ざん防止など厳格な管理体制が求められるため、多くの企業にとってハードルが高いのが現実です。
ビジネスの現場では、紙とデータの両立が常に課題となります。
Working Folderは電子帳簿保存法にも対応しており、クラウド上での保管・検索・履歴管理を安全に行える仕組みを提供します。
紙の削減だけでなく、法令遵守の観点からも安心して導入できるクラウド環境といえます。
Working Folderは、紙の限界を感じ始めた企業にこそ最適と言えます。
コピー機(複合機)でスキャンした書類を自動でクラウドに保存し、どの拠点・どの端末からでも同じファイルを安全に確認できます。
支店間でのやり取りもスムーズになり、「出先で見られない」「最新ファイルがわからない」といった混乱を防げます。
クラウドで管理することで、紙の保管や印刷にかかるムダを減らし、業務の流れがよりシンプルにできます。
Working Folderなら、これまで通りの操作感で安全にデータを共有できるので、「今の仕事のやり方を変えすぎずに効率化したい」企業にぴったりと言えます。
ゼロコピではお客様に最適な提案をします
今回解説させていただいた、Working Folderは富士フイルムビジネスイノベーションが提供するクラウドサービスになります。
日々業務するうえで、スキャン連携やデータ共有など、いかに効率よく情報を扱えるかが重要になります。
そのため、クラウドと相性の良い、コピー機(複合機)を利用するかも重要なポイントになります。
ゼロコピでは業務用コピー機(複合機)を月額制のレンタルで提供しておりますが、クラウド運用を見据えたコピー機の提案なども行っております。
利用環境や設置アリアにあわせた対応も可能で、必要に応じてリース契約のご案内もさせて頂いてます。
Working Folderの導入は、紙業務の見直しや情報共有の改善を進める大きなきっかけになります。
「どの複合機が自社に合うのか」「クラウドとどう組み合わせればいいのか」など、お困りのことがありましたら、どうぞお気軽にご相談ください。
お客様の業務内容や利用環境に合わせて、最適なご提案をさせていただきます。
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