コピー機(複合機)の活用術！DXの壁を乗り越えるためのコピー機とは？

コロナ禍や労働人口の減少によりビジネスを取り巻く環境変化は日に日に増しており、また、働き方改革による生産性の向上や従業員のワークライフバランスの確立など、これから企業として生き残るために乗り越えなければならない問題が山積しています。

その問題の解決策の切り札として大企業はもちろんのこと中小企業においてもDX(デジタル経営戦略)が注目されるようになってきました。

DXが進む中でコピー機メーカーはどのような対策をとっているのでしょうか？

ペーパレスと言われ印刷枚数は全体的に減りましたが、コピー機(複合機)は仕事するうえで欠かせない事務機器となります。

今回はコピー機(複合機)に焦点をあて、DXに関して解説したいと思います。

参考までに是非、お読みいただければと思います。

コピー機(複合機)でDXを導入できる？DXとは？
ビジネスにおいてコピー機(複合機)はなくてはならない存在
コピー機(複合機)がもたらすDX①～OCR〜
コピー機(複合機)がもたらすDX②〜RPA〜
まとめ

コピー機(複合機)でDXを導入できる？DXとは？

ビジネスの視点においてトレンドになりつつある『DX』ですが業務を遂行する上で身近な存在である『コピー機(複合機)』でDXを体感できるのをご存知でしょうか？

そもそもDXとは何？という方のために説明するとDXとはDigital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)の略語※で、スウェーデンのエリック・ストルターマン教授が2004年に提唱した『進化したデジタルを活用して暮らしやビジネスに変革を起こす』という概念を指します。

※英語圏はTransをXと表記するのが一般的なためDTではなくDXという略語になる。

『進化した』デジタルというのがミソで、具体的には『事務員に代わって転記作業を自動的に行ってくれるシステム』『FAX受信した注文書の内容を自動的にデータ化するシステム』といった、今まで事務機や一般的なシステムを利用して『人の手で行ってきた作業』を自動で行ってくれるなどのしくみをDXとして捉えられています。

⇒複合機に使える便利なソフト系オプション！３つのおすすめシステムをご紹介

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ビジネスにおいてコピー機(複合機)はなくてはならない存在

コピー機(複合機)はビジネスの中心的役割を果たす存在であり、複合機無しでは業務が成り立たないことは皆さん周知の通りだと思います。

例えばweb-EDIが世の中に登場して相当経過した現在においても、お客様からの受注対応はwebからだろうか？電話から？いいや、依然として複合機へのFAX受信でという会社が多数です。中小企業ならなおさらだと思います。

そこから転記またはデータ入力して受注データとして処理し、入出庫管理や売上処理を行うというのが多くの会社で実践されているワークフローです。

お客様からの注文をコピー機(複合機)で受けることによりビジネスが生まれる。

複合機各社はそこに着目しビジネスに変革をもたらすべくコピー機(複合機)と連動したOCRやRPAなどのDXソリューションをリリースしているのでここでご紹介させていただきます。

⇒複合機で「OCR（光学文字認識）」を利用してペーパーレス化

コピー機(複合機)がもたらすDX①～OCR〜

OCR(光学文字認識)とはその名の通り文字を光学的に認識しデータ化するしくみのことで、過去の記事でも何度か取り上げたことがあるのでご存知の方も多いのではないでしょうか？

具体的には文字認識させたい印刷物をコピー機(複合機)でスキャンするだけで範囲を定めた文字をデータ化するということが可能になります。

主要なメーカーのコピー機(複合機)ではオプションとしてOCR機能を搭載することが可能で、コピー機メーカーによっては単に文字認識して検索をかけたりする簡易的なものもあれば、FAX受信をOCRで文字認識しデータ化したものをシステムに落とし込むRPA(詳細は後述で説明する)と呼ばれるしくみまでを提供している会社もあります。

なお、OCRを実行するにはあらかじめ登録したフォーマット(外枠)をコピー機(複合機)でスキャンし文字認識する範囲を定める前準備を行う必要があります。

⇒コピー機(複合機)に搭載可能！進化した最新のOCR技術とは

コピー機(複合機)がもたらすDX②〜RPA〜

少子高齢化により労働人口は下降の一途に限り『求人がなかなか集まらない』『採用しても良い人材が集まらない』などどこの会社も人手不足には頭を抱えていることでしょう。

人の手をカバーする『業務の自動化』は、今後企業として生き残るためには必要不可欠であり実現化に向けて迅速な対応が求められます。

その『業務を自動化』するしくみのことをRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)と呼ばれ先述のOCRとコピー機(複合機)とを組み合わせることで革新的なワークフローを実現できます。

リコーはWinActor、BizRobo!、Automation Anywhere、UiPathなどのソフトウェアを駆使したRPAサービスを提供しております。

・コピー機(複合機)からFAX受信したものや顧客からきた請求書をスキャンしデータ化したものをシステムに取り込む。

・2つ以上のデータに対してチェック作業を行う。

・エクセルやEDIのデータを転記しシステムに取り込む。

といったルーチンワークを自動化、しかもミスなく迅速に行うことができます。

それにより工数が削減できるほか、ルーチンワーク以外の『人の判断が必要な業務に注力する』ことができるメリットがあります。

もちろん長所ばかりではなくエラーや例外処理といったイレギュラーな対応はできない(人の手が必要)という短所もあるので、導入時にはしっかりと業務のフローを吟味した上でルール作りを構築する必要があります。

また、コピー機(複合機)とRPAとのソリューションにかかるコストと、削減できる工数およびエラーが発生した場合のリカバリーの発生率ならびに工数を算出し費用対効果を見極める必要もあります。

先ほどのOCRの記述ではフォーマット作成が必要だと説明しましたが、最近ではAI-OCRと呼ばれる、フォーマットを作成しなくても、対象物を読み取るだけで自動的に項目を抽出してくれる『AI OCR』なる仕組みもあり、AI OCRとRPAを組み合わせた商品もリリースされています。

コピー機メーカーとしてはキヤノンが『クラウド型AI OCRソリューション CaptureBrain』、リコーが『RICOH Cloud OCR for 請求書』と『RICOH Cloud OCR for 納品書』とコピー機(複合機)と連携したソリューションを提供しています。

他の主要コピー機メーカーも関連した商品を販売しており、コピー機(複合機)とDXとのソリューション展開は今後ますます活況を呈することが予想されます。

⇒コピー機(複合機)をより便利に使えるツール(機能)を７つ紹介！！

まとめ

中小企業がそのDX戦略を実現するために一番カギとなるツールが『コピー機(複合機)』であることは理解いただけましたでしょうか？

DX導入は企業規模に関わらず避けては通れない壁であり、コピー機(複合機)がそれを解決に導いてくれることになるでしょう。

コピー機(複合機)はなくてはならない存在であり、これからもコピー機(複合機)は進化を続け、ビジネスの中心となり続けていくことでしょう。