コピー機(複合機)に搭載可能!進化した最新のOCR技術とは

昨今は目まぐるしい世相を反映し、業務のデジタル化に取り組む企業が増えているそうです。

ところが「請求書などに関する業務」に限って見ると、あまり進んでいないとも言われています。

2021 年 1月にSansan株式会社が実施した調査によると、業務における請求書の内訳で実に60.6%の人が「ほぼ全てが紙」だったと答えています。

同様に、たとえPDF形式で受け取ったとしても、社内ルールなどにより紙文書として出力・管理していると答えた人が 42%にも上り、完全なペーパーレス及びデジタル化への難しさが浮き彫りとなる結果でした。

 

そこで今回は、請求書や伝票などを含めた多種多様な紙文書のデジタル化を進めるための技術として「OCR」に注目してみました。

コピー機(複合機)にも搭載可能な、最新のOCR技術とはいったいどんなものなんでしょうか?

詳しく解説して参りますので、業務の効率化やデジタル化を進めている担当者様はぜひ参考にしてみて下さい。

 

そもそもOCRとは

OCRとは「Optical Character Recognition」の頭文字を並べた略語で、日本語に訳すと「光学文字認識」となります。

紙文書をスキャナーで画像として読み取りデジタル化し、さらにそこから文字を抽出する技術です。

取り出した文字データは、他のソフトなどで置き換えたり編集したりすることもできるため、業務の効率化に大きく貢献できると期待されています。

 

日本におけるOCRの歴史は意外に古く、1968年の郵便番号制度導入がきっかけでした。

郵便局内での自動化を図るために開発され、はがきなどの赤い枠内に書かれた郵便番号を読み取り、各区域ごとに仕分けるための機械にOCRが導入されたのです。

その後1980年代に普及期を迎えたものの、精度は悪く人間の手による修正は当たり前でした。

そのため、OCRと聞くと「結局、手間がかかる」とのイメージを持つ、当時を知る方も多いそうです。

 

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進化した日本語認識技術

英語圏などと比較した場合、日本語の認識にはいくつもの障壁があります。

英語だとアルファベットと数字だけで事足りますが、それ以外にもひらがなやカタカナ、漢数字、常用漢字まで網羅する日本語の認識は大変難しいものになります。

 

ところが近年になってAI技術が著しく進歩したため、これをOCRと組み合わせることで日本語認識能力が大幅に改善されました。

深層学習(ディープラーニング)と言って、データベースに無いものまでコンピューターが勝手に学習していくことで、あらゆる形式における紙文書の認識力が向上した結果です。

今では手書きの文字までほぼ正確に読み取るものが登場し、ビジネスにおける活躍がおおいに期待されているのです。すごいですよね。

 

 

OCRを導入するメリット

さて、お伝えした通りOCRは各業種における業務効率化ツールとして開発・発展してきました。

では、実際にどのようなシーンで活用するのが良いのでしょうか。

OCRを導入した場合の、具体的なメリットをいくつかご紹介します。

 

データ入力作業を大幅に削減

請求書や納品書、領収書などを管理する際、そのひとつひとつを手動で入力しているかもしれません。

その作業は、部署によっては大変な時間と労力を割いて行っていることと思います。

この入力作業はそっくりOCRで代行可能ですので、これまで掛かっていた人的及び時間的コストを大幅に削減にすることができます。

 

保管に掛かるコストを削減

請求書や伝票に関わらず、企画書や決裁書などの様々な文書を紙のままで保管している事業所の方もまだまだ多いでしょう。

こうした場合は、保管スペースや書類を管理するコストがどうしても発生してしまいます。

OCRを活用して紙文書をデジタルデータ化すれば、書類棚や大量の箱に埋もれた資料室など、物理的な場所やスペースを用意する必要は無くなります。

また、多くの書類に埋もれて大事な文書が紛失するといったリスクも回避できるでしょう。

 

検索・共有・編集が簡単な手順で行える

紙文書をデジタルデータ化すると、PCなどから手軽に検索が可能になります。

そのため、いざ必要な文書を探す際にとても便利になります。

また、データを共有ストレージに保存することで関係者すべてがアクセス可能になり、情報共有が簡単に行えることでしょう。

さらに、過去のテキストデータを編集・加工して流用することで、新しい文書や資料作成の効率化を図ることができます。

 

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OCRにはデメリットも?

やはり良いことばかり言ってはいられません。

OCRのデメリットも考えてみましょう。

 

導入する際にコストが掛かる

すでに初めからOCRが搭載されたコピー機もありますが、導入にはコストが掛かります。

後からオプションとして搭載可能な機器もあれば、スペック的に不可能なものもあるでしょう。

その際は、少し高額となる複合機を新たに導入することになります。

ただし、それまで作業に掛けていた人件費や時間的コストを削減できればメリットの方が大きくなる事も十分に考えられますので、そこはよく比較検討する必要があるでしょう。

 

文字認識率が100%ではない

技術の進化により精度が向上したとはいえ、完全無比とは言えません。

まだまだ発展途上であり、特に日本語における文字認識には課題が残ります。

とはいえ、完全自動化にならなくとも入力負荷の軽減や作業効率の向上には期待が持てますので、業務内容を考慮してメリットを見比べてみると良いでしょう。

 

 

最新のOCRを導入して業務効率をアップしましょう!

OCRは、紙文書を読み取り、文字をデータ化して保存し、編集まで可能にする技術です。

後から必要な文書を検索するのも手軽に行えるため、大事な文書が紛失してしまうことも無くなり、これまで入力するために掛けてきた人的及び時間的コストも大幅に削減することができます。

 

ただし、導入にはコストが掛かるうえ文字認識も完全とまでは言えません。

しかし、業務内容によっては作業効率のアップやコスト削減が見込まれるため、検討する価値は大いにあるでしょう。

 

AI技術の発展や他の効率化プログラムとの連携により、近年のビジネスシーンで注目の集まるOCR。

ぜひ自社業務への導入に向け、前向きにお考えになってみてはいかがでしょうか。

 

それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。

 

 

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