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コピー機の印刷が不要！？ペーパーレス化の強い味方！スキャン代行サービスとは？
業務のオンライン化やリモート化が進む中、さらに踏み込んでペーパーレス化に舵を切る企業も多いと聞きます。
小規模な部署ではオフィスにあるコピー機(複合機)のスキャナーを使えば済みそうですが、大量の紙文書を扱う部署や事業所ではそうもいかないでしょう。
中には外部の代行サービスの活用を検討されている方もいらっしゃるかもしれませんね。
そこで今回は、ペーパーレス化に当たってスムーズに進めることを目的とした代行サービスについてお話します。
大事な資料や、社内の情報を預けて大丈夫なの？と心配される方は、ぜひ最後まで御覧ください。
ペーパーレス化の代行サービスとは？
ペーパーレス化の代行サービスとは、オフィスにある紙文書をスキャニングしてくれるサービスのこと。
スキャン対象は資料や図面、画像、新聞テキストなど、紙の用紙に印刷されていたり、描画されていたりする類のものとなります。
主にPDFなどのデータとして電子化してくれます。
どんな文書や資料がスキャン可能なのか、用紙のサイズはどうなのか。
サービスを扱う業者ごとに対応範囲は異なります。
そのため、代行を依頼するときはあらかじめスキャンすべきものの種類や大きさなどを把握しておくと良いでしょう。
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スキャン代行サービスを利用するメリット
ペーパーレス化の代行サービスを利用するメリットは、以下の2点が挙げられます。
大量の紙文書をスキャンする手間と作業時間を省略できる
キレイで正確なスキャンにより、安心感と満足感が得られる
スキャン自体は簡単な手順で行えますが、量が多いとなかなか大変な作業になってしまいます。
しかも、通常業務を行う中で作業ともなれば、時間も掛かってしまうでしょう。
当然ながら効率的に進めるのは至難の業で、完了するまでに数週間あるいは数ヶ月という事も考えられます。
また、スキャンしたデータは何もせずPC内に保存しておけば良いというわけにはいきません。
関係者や業務に携わる全員が快適に閲覧できたり、データを利用したりするためにはある程度の整理整頓をしておいてから、共有ハードディスクやストレージサービスに保管する必要があるでしょう。
その点、代行サービスに依頼すればスキャンの手間や時間は掛かりません。
スキャンし終わったデータは自分たちで業務に合うよう簡単に仕分けておき、あとはストレージサービスなどへ保管するだけで済みます。
また、あまり慣れない人がスキャン作業をすれば文書全体が歪んでいたり、文字が薄くて見づらかったりするのはよく聞く話です。
そういったことも、代行サービスなら手慣れたプロが行うので安心感があり、不満点は解消されるでしょう。
スキャン代行サービスを利用するデメリット
代行サービスを利用するデメリットは、以下の2点が挙げられるかと思います。
情報漏洩の危険がある
サービスそのものにコストが掛かる
大手のサービス業者は、いずれもセキュリティーにはかなり力を入れています。
情報漏洩に関する事故や事件は最近では珍しく、一昔前のように問題になる可能性はほとんど無いと言えるでしょう。
とはいえ、最終的には人の手で行い管理する作業になるので、情報漏洩のリスクが完全にゼロになることは残念ながらありません。
そのため、万が一のことは考慮しておく必要があります。
どうしても漏れては不都合が生じるデータのみ、内部で処理するなどの対策は取るほうが良いかもしれませんね。
また、サービスにかかるコストについては、相見積もりなどを取って検討することも大事です。
ただし、セキュリティーの問題を考えれば有名大手の何社かに絞ったほうが賢明でしょう。
その際は、自分たちでスキャン作業する時間や手間、仕上がりなども考慮しましょう。
人件費などを考えたら、案外と安上がりかもしれません。
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主要各社のサービス内容
スキャン代行のサービスを行う業者は、個人利用を含めると実に様々あります。
今回は、法人向けの代表的なサービス業者と、その特徴をご紹介します。
株式会社シスプロ
A0サイズ〜A4サイズまでのスキャンに対応しており、会議資料や設計図などを得意としています。
アーカイブ株式会社
様々な文書ごとに応じた機器で、最適なスキャンを実行してくれます。
契約書や図面など、あらゆる文書に対応したスキャンが可能。
大塚商会
1枚5円〜と、比較的安い費用であらゆる業種に合ったスキャンに対応しています。
オプション選択により、タイトルや属性などの登録も可能。
株式会社うるる
一般書類以外に、絵画などもスキャン可能。
これまで多くの実績があり、安心感があります。
スキャン代行サービスを上手に活用しましょう！
ペーパーレス化に向け、これから本格的に取り組む方の強い味方となるのがスキャン代行サービスです。
一定の情報管理に関するリスクと、それなりのコストが掛かる点を理解したうえで、文書の電子化に掛かる時間や手間暇をキチンと考慮して臨みましょう。
サービス業者を選定する際は、相見積もりを取って比較検討するのも大切ですが、信頼できる印刷業者さんなどが身近に居られたら相談してみるのも良いかもしれませんね。
時間的コストやスキャン作業に掛かる手間暇を、大幅に削減できるスキャン代行サービス。
素人が行う場合と比較にならない仕上がりで、安心感や満足感を得られるかと思いますので、上手に活用して社内の電子化を円滑に進めてみましょう。
それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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