コピー機(複合機)のFAX送信方法の理解を深めよう！FAX送信時の一般常識と注意事項

仕事をするうえでコピー機(複合機)は欠かせない事務機器です。

業務用コピー機(複合機)は高額な商品になり、便利な機能は沢山あります。

「いまさらだけど、コピー機(複合機)のFAX送信方法を教えてほしい」

「コピー機でFAXを送信する場合、送付状はつけたほうがいい？」

「FAXの一般常識をおさえておきたい」

など、コピー機(複合機)の操作方法もしかり、FAX送信について疑問を持つ方も多いのではないでしょうか？

実際、社会人になり、先輩のマネをしてFAX送信を学ぶものの、本来のルールや常識はきちんと教えてくれません。

そのため、FAX送信時の決まりを理解しておけば、恥をかかないだけでなく、ライバルに差をつけられます。

今回はそんなコピー機(複合機)のFAX送信方法と一般常識について徹底解説していきます。

是非、最後まで読んでもらい、社会人の基本を再確認していきましょう！

 

コピー機(複合機)のFAX送信方法

まずはコピー機(複合機)で行う、FAX送信方法を解説させていただきます。

コピー機のFAX送信方法について順番に見ていきましょう！

 

FAX送信時だけではなく、コピーやスキャンする時にも便利です。

ただ、原稿をしっかりセットしないと読み込みがズレてしまったり、紙詰まりが起きてしまう事があるので、正しく使用するように注意しましょう。

原稿ガラスは1枚ずつセットして読み込む事になりますが、キレイに読み込む事が可能です。

FAX送信する際は2種類の読み込み方法があるので上手く使い分けて使用しましょう。

⇒コピー機の便利機能ADF(自動原稿送り装置)でできること！！気を付けるべき注意点

 

「自動原稿送り装置」と「原稿ガラス」のどちらかにFAX送信する原稿をセットしたら、コピー機(複合機)のタッチパネルで相手側のFAX番号を入力します。

当たり前の事ですが、相手側のFAX番号を間違えないようにしましょう。

FAX番号は代表番号と連番になっている事が多いので、間違えても代表番号にFAX送信しないようにしましょう。

 

上記はFAX送信エラーの一部ですが、相手側の問題もあるので送信完了しているかは確認するようにしましょう。

⇒誰でもわかる！複合機の電話線（FAX線）接続方法と豆知識を解説

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以上、ものの1分でできるかんたんな作業ですが「4」の確認作業は忘れがちです。

送信相手を間違えたり、送信が完了していなかったり、相手に迷惑を掛けている可能性も十分あります。

面倒ですが、チェックは欠かさず行っていきましょう！

⇒コピー機(複合機)のFAX受信方法を紹介！！意外と知らない４つの受信方法

 

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コピー機(複合機)FAX送信の一般常識

FAX送信の作業自体は非常にかんたんですが、見えないルールが数多く隠されています。

知らずに業務に取り組んでいると、恥をかいてしまうケースもありますので、順番に確認しておきましょう！

 

FAX送付状を原稿と一緒に送る

原稿送信時は送付状も一緒に送るのがポイントです。

送付状をつければ「いつ、だれが、どんな内容か」などを一目で把握でき、受け取った方の時間を奪わずに、配慮が行き届く人間と認知してもらえます。

送付状は最初のページにセットし、以下6つのポイントをおさえておきましょう。

1.送信年月日
2.自分の会社、氏名
3.お相手の会社、氏名
4.あいさつ文
5.送信内容
6.送信枚数

以上、6つのポイントが記入されていれば、社会人としての一般常識をわきまえていると言えます。

また、FAX送信と同時に、送信した旨を電話で伝えると、より親切です。

 

量が多くなる場合はページ番号をつける

FAX原稿の量が少ない場合は問題ありませんが、量が多くなる場合はページ番号をつけておきましょう。

ページ番号をつければ、お相手がページ数をカウントする手間が省けますし、全体を読み終わる時間のメドがつきます。

また、相手によって送付状が不要なケースもあります。

その場合、直接原稿に記入が問題なければ、日時や氏名を書き込んでおくとより親切です。

 

読みにくい場合は文字を拡大する

FAXを送る際、読みにくい場所は文字を事前に拡大しておきましょう！

FAXを受け取った経験のある方ならわかると思いますが、送信時に読みやすくても、受信時に文字がにじんでいる場合も。。

とくに、にじんでいる文字が小さかったら読めない可能性も十分にあるため、小さい文字や複雑な漢字を使用する際は、文字を大きくしておくと良いですね。

きめ細かな気配りが伝わり、受け取った方は読みやすく、仕事がスムーズにいきます。

 

個人情報が記載された原稿は送らない

FAXでは個人情報が記載された原稿の送信は控えましょう。

FAXは、いつ誰が受け取るかわかりません。

逆に、本人が受け取らず、違う方が受領するケースがほとんどなのではないでしょうか。

そのため、機密文書などはFAXでは送らず、暗号化されたメールなどで送るとトラブルがありません。

FAXは気軽に送信できるのがメリットですが、個人情報も気付かないうちに送ってしまう場合が多い点も念頭に置いておきましょう。

 

レスポンスを早くする

FAXは受信確認の報告を電話で行うと、コミュニケーションがスムーズにいきます。

「先ほどはFAXありがとうございます！確認しましたので、いただいた内容で作業に入ります」

実はこの一言が言える方はほとんどいなく、FAX送信者を不安にさせている状況が多いのが事実。

そのため、FAXを受け取った際はすみやかに連絡し、やりとりを円滑に行っていきましょう！

 

ペーパレスFAXを活用してみよう

FAXの一般的な送信方法をお伝えしましたが、業務用コピー機(複合機)は便利な機能が沢山あります。

その中で、ペーパレスFAXという機能があります。

コピー機(複合機)メーカーによっては、ネットワークFAXなど呼ばれ方は多少違います。

今までお伝えしたFAX送信方法は原稿を印刷して、コピー機(複合機)にセットして、FAX番号をタッチパネルで打ち込んで、、、といくつかの工程がありました。

ペーパレスFAXはその工程をすべてパソコン画面で可能になります。

時間効率も上がるし、経費削減にもなり、情報漏洩などのセキュリティ対策にもつながります。

この機能はとても便利ですが、使いこなせている企業はなかなかないのが現状です。

設定方法など詳しい情報は下記のコラムで紹介しておりますので参考までにご確認ください。

⇒富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス仕分け]

 

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まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回はコピー機(複合機)のFAX送信方法と一般常識について解説しました。

FAX送信方法や一般常識は誰でも把握している内容と思いがちですが、意外と知らないルールも多いです。

そのため、ひとつひとつの決まりを理解できれば、お相手に配慮が行き届くだけでなく、社会人としてライバルに差をつけられます。

是非、今回の記事をあらためて確認し、デキるビジネスマンを目指していきましょう！

 

補足

大型コピー機レンタル「ゼロコピ」サービスは業務用コピー機(複合機)のレンタルサービスを行っております。

今回お伝えしたペーパレスFAXなども勿論、可能になります。

設定方法や活用方法などもレクチャーさせていただきます。

また、業務用コピー機(複合機)にはまだまだ便利機能は沢山あります。

高額な商品になり購入するとなると数百万円する機械になります。

ちょっとした知識を付けるだけで、業務効率が上がったり、経費削減、セキュリティ対策に繋がるの少しずつ知識を付けていきましょう。

正直、知識を付けていくのは大変です。

そういう場合はコピー機のプロにお任せください！！

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方など、まずは気軽にお問合せください。

⇒コピー機(複合機)利用者の上手な使い方！便利機能おすすめ5選！

 

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