不正情報の持ち出しを撲滅！コピー機(複合機)の「追跡情報印字プリント」機能でセキュリティ対策！

「機密情報の持ち出しを防止したい」

「まんがいち、情報を持ち出されても実行者の追跡を行いたい」

「コピー機(複合機)で追跡情報印字プリントができると聞いたけど、どうやるの？」

上記のように、会社の大切な情報について多くの悩みを抱えることはありませんか？

とくに、お金よりも情報が重要な世の中にあって、データの管理は大変ですよね。

そこでおすすめしたいのはコピー機(複合機)の「追跡情報印字プリント」機能です。

追跡情報印字プリント機能は、コピー機(複合機)の設定を行い、印刷日時・ユーザー名などをページ上下部に印字させます。

結果、ジョブログと連動できるため、情報の追跡が可能となり、いざ情報を持ち出されてもコピー機(複合機)の履歴から追える機能となります。

今回はそんな「追跡情報印字プリント」機能について、メリットを中心に紹介していきます。

是非、最後まで読んでもらい、追跡情報印字プリントの利便性に気付いてもらえれば嬉しいです♪

追跡情報印字プリント機能を使う3つのメリット
追跡情報印字プリント機能を使うデメリット
追跡情報印字プリント機能の設定方法
まとめ
補足

追跡情報印字プリント機能を使う3つのメリット

まずはコピー機(複合機)の「追跡情報印字プリント」機能のメリットをご紹介させていただきます。

流出元が明確になる

追跡情報印字プリントの最大のメリットはなんといっても「流出元が明確」になります。

「日時」「ログイン名」「ユーザー番号」「アカウントジョブID」「コピー機のシリアル番号」など、印字できる項目は多岐にわたるのです。

そのため、不正情報の持ち出しの疑いがあってもコピー機(複合機)からの追跡が可能であり、情報を取り出した犯人の印刷物の上下部には大きく証拠が残っているため、調べ上げればすぐにでも見つかります。

コピー機(複合機)の追跡情報印字プリント機能を活用する最大のメリットは、流出元が明確になる点です。

⇒コピー機(複合機)のセキュリティ対策は大丈夫？行うべき対策４選！

コストや時間をかけずに簡単に設定可能

追跡情報印字プリントを使えばコストや時間をかけずにかんたんに設定可能です。

社内のセキュリティ強化をねらうとなれば、必然的にコストや時間がかかってきます。

例えば、社員全員にコピー機(複合機)使用のためのIDカードを作成するとなると、コストもさることながら作成までに多くの時間を費やしてしまうのです。

しかし、追跡情報印字プリント機能なら、コピー機(複合機)の設定のみでものの数分で完了します。

社員に対してコストをかけずに、コピー機(複合機)の容易な設定だけでセキュリティ強化ができるなんて嬉しいことはないですよね。

追跡情報印字プリント機能はセキュリティ対策にお金をかけられない企業にも最適です！

⇒コピー機(複合機)のセキュリティリスクとは？無料セキュリティ対策方法をご紹介！

会社全体のセキュリティ意識を高められる

追跡情報印字プリント機能、3つめのメリットは会社全体の「セキュリティ意識」が高められます。

追跡情報印字プリントでは印刷時にページ上下部に目立つように印字されます。

そのため、社員がプリントを見るたびに「印刷した日時やユーザー名が記録されているんだな。へたに悪いことはできないな」となるわけです。

結果、コピー機(複合機)に限らず、会社をトータルで見たセキュリティ意識を高められます。

情報漏えい事故が起きる企業はどこかに抜け穴があったり、「情報を持ち出しても多分バレないだろうな」とあまく見られている点がどこかにありますね。

社員全体の認識を持たせるためにも追跡情報印字プリント機能を活用していきましょう。

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追跡情報印字プリント機能を使うデメリット

コピー機(複合機)の「追跡情報印字プリント」機能のメリットを理解していただけたかと思います。

続いてはデメリットについて解説させていただきます。

見た目の悪さ

追跡情報印字プリント機能を使う上で唯一のデメリットは「見た目の悪さ」です。

印刷時には上と下にデータが書き込まれますが、見た目の美を追求する場合は残念ながらマイナスになります。

例えば、会議資料や多数の社員が確認するプリントでページ上下部に印字があればどうでしょうか。

きれいな資料に社員名や日時が記録されていれば不格好ですよね。

さらに、閲覧した社員にセキュリティの意識が芽生えるものの「営業部の山田さんが会議開始ギリギリで必死こいて印刷していたんだな」と勘づくはずです。

アットホームな会社であれば笑いで済みますが、厳しい会社であればその後、山田さんは上司から注意を受けていたかもしれません。

以上のように、基本的には追跡情報印字プリント機能はメリットが多いものの、見た目の悪さでデメリットと感じるシーンも見受けられます。

追跡情報印字プリント機能の設定方法

追跡情報印字プリント機能の設定はメーカーや機種によって異なりますが、共通して言えるのは「とにかくかんたん」です。

基本的にはシステム設定により追跡情報印字プリント機能を「ON」にするだけでできますので、気になった方は是非ためしてみてください！

まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回はコピー機(複合機)の追跡情報印字プリント機能について紹介しました。

追跡情報印字プリント機能を取り入れれば、企業のセキュリティ対策はメリットだらけ！

是非この機会に追跡情報印字プリント機能の魅力に気付いてもらえれば嬉しいです(^^♪

⇒業務用コピー機の認証プリントとは！？文書管理・セキュリティを向上

補足

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスではシャープの業務用コピー機(複合機)を採用しております。

シャープの機械でも【追跡情報印字プリント】機能は兼ね備えてあります。

参照：https://smj.jp.sharp/bs/mfp_function/security/se_006.html

お伝えした通り、設定はとても簡単です！！

システム設定により本機能をONにすると、常に印刷日時・ユーザー名等をページの上／下に印字させることができ、ジョブログと紐付けることで情報の追跡が可能になります。

まだ設定した事が無い方は是非、試してみてください！！