コピー機のミスプリント防止には「リテンションドキュメントファイリング」機能がおすすめ！

「印刷データをコピー機(複合機)に保存できないかな？」

「あらためて印刷が必要になったけど、手間なくプリントアウトする機能はあるかな？」

「印刷コストや無駄を最小限にしたい！」

上記のように、プリントアウトの際になにかとストレスがたまる場合はありませんか？

とくに急いでいるときや重要な書類を扱うケースに限って、思いどおりに出力できなかったりしますよね。

そこでおすすめしたいのは「リテンション/ドキュメントファイリング」機能です。

リテンション/ドキュメントファイリング機能を使えば、プリントアウト時のミスやトラブルを防げます！

今回はそんな「リテンション/ドキュメントファイリング」機能について、メリットを中心に紹介していきます。

現在、コピー機(複合機)を利用している方や、これからコピー機の導入を検討している方は是非参考にしてみてください。

リテンション/ドキュメントファイリング機能の実用性に気付いてもらえたら嬉しいです(^^♪

コピー機のリテンション/ドキュメントファイリング機能とは？
リテンション/ドキュメントファイリング機能を使う3つのメリット
リテンション/ドキュメントファイリング機能の設定方法（シャープの場合）
まとめ
補足

コピー機のリテンション/ドキュメントファイリング機能とは？

リテンション/ドキュメントファイリング機能はプリント・スキャンデータをコピー機(複合機)のハードディスクに保存する機能です。

コピー機(複合機)に整った状態で文書が保存され、そのたびにわざわざ原本をコピー機(複合機)で印刷する必要はなく、保存されたデータから好きなときに好きな量の印刷ができます！

そのため、ミスプリントを防げ、印刷する手間も減らせる利点があります。

また、プリントする機会が多い定型のデータなどは、ハードディスク内に保存していると便利です。

会社のちょっとしたパンフレットやよく利用する取引先への発注用紙など、プリントアウトする機会が多いデータがある場合は「リテンション/ドキュメントファイリング」機能を活用すれば、わざわざ自分のデスクに戻ってパソコンから印刷するよりもずっと効率的です。

あまり多くの会社に知られている機能ではありませんが大変便利な機能です！

⇒コピー機(複合機)利用者の上手な使い方！便利機能おすすめ5選！

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リテンション/ドキュメントファイリング機能を使う3つのメリット

続いてはリテンション/ドキュメントファイリング機能を利用する３つのメリットに関して解説させていただきます。

ミスプリントを防げる

リテンション/ドキュメントファイリング機能の最大のメリットはミスプリントを防げる点です！

「会議まで時間がないのにこんなところでミスプリントをしてしまった」なんてことはありませんか？

とくに印刷物が大量にある場合、1部目で間違えがあると、以降の印刷もすべてミスプリントになります。

途中で気付けばいいものの、たいてい膨大な印刷物のコピー完了後に発覚しますよね。

あらためてコピーしたり、あるいは「もうそれでいいよ！」と上司に怒られて完成度の悪い印刷物を提出したり。

リテンション/ドキュメントファイリング機能は完璧に印刷できた1部目をコピー機に保存しておけば、2部目からは保存した1部目のデータで印刷できるので、プリントアウトのミスを防げます。

印刷コストを抑えられる

リテンション/ドキュメントファイリング機能を使えば、印刷コストを抑えられるメリットもあります！

前述のとおり、ミスプリントを防げるため、会社全体で印刷数が大幅に減らせますね。

印刷数を減少できれば、コピー用紙やインクカートリッジ、コピー機レンタルの場合はカウンター料金の節約につながり、結果的に企業の経費節減に成功します。

とくに大企業は一日に何十人何百人もの社員が印刷をかけるため、リテンション/ドキュメントファイリング機能で

コストダウンを狙っていきましょう！

⇒コピー機(複合機)究極のコスト削減方法を伝授！！必ずコスト削減に成功します！

セキュリティ対策ができる

リテンション/ドキュメントファイリング機能を取り入れればセキュリティ上のリスクも軽減できます！

たとえば「ミスプリントした会社の重要印刷物をシュレッダーし損ねて、どこかに置き忘れてしまった」

おそらくみなさんも一度は経験した方はいるのではないでしょうか。

リテンション/ドキュメントファイリング機能であれば、ミスプリントなく必要な書類のみ印刷できるため、

みのまわりの書類も削減できます。

結果、あわてて行動せずに業務に集中できるため、印刷物を介した業務上の誤りを極力減らせるのです。

リテンション/ドキュメントファイリング機能でセキュリティ対策を行っていきましょう！

⇒コピー機(複合機)のセキュリティ対策は大丈夫？行うべき対策４選！

リテンション/ドキュメントファイリング機能の設定方法（シャープの場合）

ここからはリテンション/ドキュメントファイリング機能の設定方法について解説していきます。

※メーカーや機種によって設定方法がことなる場合があります。

<ファイリング設定>

1.原稿をコピー機にセットする

2.「ファイリング」をタッチ

3.ユーザー名、ファイル名、保存先や親展の有無などの設定を行い「OK」をタッチ

4.「スタート」をタッチすれば、コピーを開始するとともに、コピーの原稿を画像としてハードディスクに保存します。

<保存したファイルの印刷方法>

1.「印刷」をタッチ

2.「印刷後データを削除」キーまたは「印刷後データを保存」キーをタッチ

※「印刷後データを保存」キーをタッチすると、プリント終了後もファイルはそのまま保存されます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回はコピー機(複合機)のリテンション/ドキュメントファイリング機能のメリットを中心に解説しました。

リテンション/ドキュメントファイリング機能を使えばミスプリントを防げるだけでなく、印刷コスト削減につながります。

日々の業務でミスプリントはよく起きてしまうものです。

印刷コストを抑えられるお話しをしましたが、カウンター契約の場合は一枚印刷する毎に料金が発生いたします。

相場金額だとモノクロ印刷1円/枚、カラー印刷10円/枚の料金が掛かります。

カラー印刷10部の印刷物を10セット用意するのにミスプリントをしてしまうと1,000円分のマイナスが生じます。

たかが知れていると思う方もいるかもしれないですが、積みあがっていくと多額の料金になります。

なので、ミスプリントを防ぐ事は会社にとっても重要な事になります。

是非この機会にリテンション/ドキュメントファイリング機能の魅力に気付いてもらえれば嬉しいです♪

⇒コピー機のカウンター料金の相場！？カウンター料金にバラつきがあるのは何故？

補足

大型コピー機レンタルゼロコピでは今回ご紹介させていただいたシャープのコピー機でレンタルサービスを行っております。

リテンション/ドキュメントファイリングは追加料金なしで、利用できる機能となります。

操作方法や活用方法はレクチャーさせて頂いております。

ゼロコピでは100万円以上するシャープの業務用コピー機(複合機)のレンタルサービスを行っております。

レンタル契約になるので面倒な審査等もございません。

レンタル期間の縛りがなく、個人の方でも気軽に利用できるように設定しました。

お客様の利用状況に応じて４つのプランで構成しております。

新しくビジネスを始められる方向けにスタートアッププラン月額2,980円を用意させていただいております。

業務用コピー機(複合機)の利用を検討している方は是非、お問合せください。

⇒なぜ高い？コピー機業界の現状とゼロコピサービスに懸ける想い