コピー機(複合機)のタイムスタンプ機能とは？タイムスタンプの活用方法をご紹介

2005年のe-文書法施行により、重要書類を電子化保存することができるようになりました。

電子化するとデータ改ざんのリスクが高まりますが、タイムスタンプ搭載のコピー機(複合機)を使えばリスクを低くすることができます。

しかし、コピー機(複合機)のタイムスタンプの活用方法がわからない、またそもそもタイムスタンプなんて知らないという事業者様も多いはずです。

そこで当記事では、コピー機(複合機)のタイムスタンプとは何か？またその活用方法について、わかりやすく説明していきます。

とても便利な機能になるので是非、参考にしてみてください。

コピー機のタイムスタンプとは何か？

コピー機(複合機)に搭載されているタイムスタンプとは、電子文書に時刻証明を付与することです。

その時刻以前からその文書は存在し、かつその時刻以来その文書は改変されていないことを証明するものです。

もちろん自分で勝手にタイムスタンプを押していては意味がありませんので、一般財団法人日本データ通信協会が認定した第三者機関に付与してもらうことになります。

コピー機(複合機)の中には、その機能が搭載されているものもあるので非常に便利です。

機種によってはPDFファイルにもタイムスタンプを付与することができます。

「タイムスタンプ機能付きのコピー機がほしい」と思っていても、実は今使っているコピー機(複合機)に付いていた、という事例もありますので、一度確認してみると良いでしょう。

タイムスタンプ機能を搭載したコピー機(複合機)では、以下の手順で簡単にタイムスタンプを取得することができます。

1. 署名や必要事項を記載した重要書類を作成

2. 書類をコピー機でスキャン

3. タッチパネルやパソコン上から『タイムスタンプを付与する』を選択

4. タイムスタンプの付与を確認してPDFデータ化

コピー機(複合機)によって微妙な違いはありますが、基本的な流れは以上になります。

タイムスタンプが必要とされるのは、『国税関係帳簿書類』と呼ばれる重要書類で、企業が扱う金銭に関わる文書です。

例えば決算書や財務関連書類などがそれに当たります。

参照：電子帳簿保存.com

コピー機(複合機)に搭載されているタイムスタンプ機能が特に活躍するのは、日常的によく発行される領収書や請求書になります。

コピー機(複合機)でスキャンしてタイムスタンプを付与できるだけでなく、そのままメールで送る機能を持つものもありますので、業務の効率化に役立ちます。

電子文書の改ざんの有無を確認するためのタイムスタンプアプリもありますので、これを使えば効率的に文書のチェックもできます。

つまり、タイムスタンプ機能付きのコピー機(複合機)は、セキュリティ面だけでなく、業務の効率化も可能にするということです。

文書をデータ管理することが増えたためコピーも容易になったことで、原本性を示すためのタイムスタンプは重要性が高まっています。

どうしても必要になるものなので、文書のスキャンとともにタイムスタンプ付与までコピー機(複合機)が行ってくれるなら、業務効率がアップすることは間違いないでしょう。

ただし、タイムスタンプ機能が搭載されていないコピー機もありますし、搭載されているとしてもその機能は様々ですので、コピー機選びは慎重に行う必要があります。

今回はコピー機(複合機)のタイムスタンプについてご説明しましたが参考になりましたでしょうか？

コピー機のタイムスタンプ機能はセキュリティ面や、文面を確認してそのままメールで送る機能もあり業務効率にも役立ちます。

普段、利用しない方が多いかと思いますが、この機能を知っていいればとても便利で役立ちます。

少し難しい話しになってしまいましたが、ご相談や見積りは完全無料になるのでご不明点や気になる点がある場合は気軽にお問合せください。