コピー機(複合機)のFAX受信や送信方法を解説『PDF変換などFAX便利機能を紹介』

ペーパレスと言われ印刷枚数は減ったもののコピー機(複合機)は仕事をするうえで必要不可欠な事務機器です。

コピー機(複合機)には便利な機能が沢山、搭載されております。

その中でFAX機能に関して深堀していきたいと思います。

コピー機(複合機)にはFAX機能が殆どついております。

一昔前はFAX専用機がありましたが、現在ではコピー機(複合機)の機能で対応することができます。

ペーパレス化やインターネットの普及に伴い、FAX機能の需要も年々減少傾向にはあります。

わざわざFAXを送らなくてもメールでデータのやりとりすれば事足ります。

しかし、FAX機能は不動産など業種によっては、まだまだ根強く使われている機能になります。

今回はコピー機(複合機)でのFAXの送受信方法とFAXの便利機能をご紹介させていただきます。

これからコピー機の導入を検討している方や、すでに利用済みの方も是非参考にしてみてください。

コピー機のFAX機能とは？
FAXの送受信方法
FAX送信でも活躍！自動原稿送り装置（ADF）とは？
FAXの便利機能を紹介
まとめ
補足

コピー機のFAX機能とは？

まずはコピー機(複合機)のFAX機能に関して簡単に解説させて頂きます。

コピー機のFAX機能とは、コピー機に組み込まれたファクシミリ（FAX）送受信機能のことを指します。

この機能を使うことで、コピー機(複合機)を利用して文書を他のFAX対応機器に送信したり、受信した文書をプリントアウトすることができます。

コピー機(複合機)でFAX機能を使用するためには電話回線が必要になります。

電話回線を用いるので、インターネット接続がなくても利用する事が可能です。

電話回線の工事を済ませ、電話線(モジュラーケーブル)をコピー機に差し込めば利用可能になります。

契約書や注文書などの重要な書類を他社に送付する場合や、遠隔地でも紙の文書をデジタル化して記録する事が可能です。

⇒誰でもわかる！複合機の電話線（FAX線）接続方法と豆知識を解説

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FAXの送受信方法

続いてコピー機(複合機)の便利機能のひとつでもある、FAX機能についてご説明させていただきます。

コピー機のFAX送受信方法は比較的簡単です。

FAX送信方法

まずは送信する書類を用意し、コピー機本体を操作してFAX送信を行います。

書類はコピー機の原稿台か自動原稿送り装置（ADF)にセットします。

文書がある面を上向きまたは下向きにセット（機種による）し、矢印やアイコンで向きを確認します。

次にFAX送信する相手先のFAX番号を入力用意します。

必要に応じて、解像度（通常・高解像度など）や送信モード（白黒・カラー）を選択します。

設定が完了したら、設置して「送信」または「スタート」ボタンを押すことでFAX送信ができます。

注意点としては、相手先のFAX番号を間違えないこと。

また、書類を読み取らせる際に裏表を逆にしてしまわないように気をつけましょう。

⇒コピー機(複合機)のFAX送信方法の理解を深めよう！FAX送信時の一般常識と注意事項

FAX受信方法

基本的な事ですが、コピー機(複合機)の電源がONになっている事。

また、コピー機に電話回線が接続されている事、断線していないかの確認が必要です。

FAX受信方法はいくつかありますが、大きく分けて「手動受信」と「自動受信」があります。

手動受信は電話のように着信音を確認して、受話器を取ってからFAX受信モードをオンにする必要があります。

自動受信はFAXが自動で応答し、文書を受信します。

殆どのコピー機(複合機)のFAX機能は自動受信がデフォルト設定となっております。

⇒コピー機(複合機)のFAX受信方法を紹介！！意外と知らない４つの受信方法

FAX送信でも活躍！自動原稿送り装置（ADF）とは？

コピー機(複合機)に書類を何枚も読み取らせたいとき、一枚一枚カバーを開けて原稿台にセットするのは面倒だし、効率が悪いです。

そんな時に使える機能が『自動原稿送り装置（ADF)』です。

これは業務用コピー機には必ずといっていいほど搭載されています。
※コンビニに設置されているコピー機には搭載されておりません。

この自動原稿送り装置（ADF)に書類をまとめてセットすることで、コピー機が自動で１枚ずつ書類を読み込んでくれます。

自動原稿送り装置（ADF)を使う場合は、スライドする原稿ガイドを書類に合わせて読み取りボタンを押しましょう。

大量の書類をFAX送信したいときは是非、自動原稿送り装置（ADF)を使ってみて下さい。

FAX送信時だけではなく、コピーをする際などにも活躍する装置になります。

注意点として、自動原稿送り装置（ADF)にセットできるのは普通紙のみとなっています。

厚紙や薄い紙などは通常のガラス面にて読み取るようにしましょう。

⇒コピー機の便利機能ADF(自動原稿送り装置)でできること！！気を付けるべき注意点

FAXの便利機能を紹介

続いて、FAXに関連したコピー機(複合機)の便利機能をご紹介致します。

コピー機(複合機)は皆さまが思っている以上に様々な機能が搭載されております。

機能を理解していれば作業効率など上がる可能性もありますので是非、参考にしてみてください。

１．FAXのPDF変換(PC FAX)

PDFとは紙のデータや文書を表示することのできる国際基準のフォーマットですが、コピー機(複合機)は受信したFAXをPDFデータとして変換することが出来ます。

FAXのPDF変換を行うことで、データのまま情報の共有ややりとりができるため、受信したFAXを印刷せずとも確認することが出来ます。

そのため印刷代と手間を節約することが可能です。

機種によって設定の方法は少し変わってきますが、基本的にはまずコピー機本体にPDF受信用のフォルダーやボックスを作成します。

受信したFAXを転送するよう設定し、あとはファイルの保存方法をPDFに設定するだけで完了です。

⇒富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス仕分け]

２．FAXデータのメール転送(PC FAX)

こちらはFAXで受信したデータを、Eメールなどのアドレスに自動で転送してくれる機能です。

この機能を使えばFAXで受信したデータをまずメールで確認することができ、外出先ですぐにFAXデータの内容を確認する事が可能です。

また、複数のFAXデータを同時に確認して印刷の必要がないものを省くことができます。

⇒コピー機(複合機)でメールの送受信はできる？業務効率を上げる活用方法とは

３．宛先確認・誤送信防止機能

急いでFAXを送信したい状況で、やってしまいがちなのが誤送信です。

情報漏洩のリスクを考えても、誤送信は絶対にやってはいけません。

各メーカーごとに違いはありますが、コピー機(複合機)には宛先確認機能や、誤送信防止機能が搭載されています。

例えばシャープ製コピー機に搭載されている宛先確認機能では、FAX送信ボタンを押すと宛先確認メッセージが表示されるので、事前に宛先の名称を設定しておくことで、FAX番号のミスタッチを防ぐことができます。

リコー製のコピー機では、送信前に再び宛先が表示できる他、複数の宛先を選ぶ時にミスタッチ防止の確認メッセージが表示されるようになっています。

番外編．インターネットFAX

コピー機の機能の話ではなく、FAX関連の話にはなりますが、他にもインターネットFAXという手法があります。

インターネットFAXは名前の通り、ンターネットを通じてFAXの送受信を行うサービスのことです。

電話回線を必要とせず、電子メールや専用のアプリを介して文書を送受信できるため、効率的でコスト削減にもつながります。

インターネットFAXは電話回線を利用しないので、通常のFAXと比べて小さな文字も鮮明に送受信することができます。

そして最大の特徴として、一度に複数のアドレスに対して送信することができるため、送信の手間を大きく省くことができます。

まとめ

今回はコピー機(複合機)のFAX便利機能に関して解説させて頂きましたが、如何でしたか？

FAX送受信は年々少なくなっているとはいえ、まだまだ日本国内においてFAX機能は現役です。

FAXを煩わしく思う方もいるかもしれませんが、ここで紹介したコピー機(複合機)に搭載されている機能を上手く利用すれば、むしろFAXを使うことで業務効率を伸ばすことも可能です。

手間をかけずに効率よくFAXを利用して、より良い仕事環境を作っていきましょう！

補足

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】では搬入設置時にFAX設定もさせていただいております。

今回ご紹介したFAXの送受信の便利機能もゼロコピのコピー機にも搭載されております。

お客様にあわせた送受信方法をご教授させていただきますので効率良く使用していただければと思います。

コピー機の搬入設置時以外にも電話サポートで無料相談させていただきます。

コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、お問合せください。