コピー機(複合機)のネットワークファクス機能とは？活用方法をご紹介

仕事するうえで欠かせない事務機器にコピー機(複合機)が挙げられます。

コピー機(複合機)の機能は様々あり、その機能を完全に使いこなしている方は少ないと思います。

今回はコピー機(複合機)の便利機能のひつとでもあるネットワークファクスについてご説明したいと思います。

近年ペーパレス化を推進する企業も多くなってきていると思いますがネットワークファクスは、地球環境に優しい機能でもあり、印刷コスト削減や業務効率の促進にも繋がります。

今回の記事を参考にしていただき、ご活用していただければと思います。

コピー機のネットワークファクス機能のとは？
ネットワークファクスのメリット
【ネットワークファクス】のおさらい
まとめ
おまけ

コピー機のネットワークファクス機能のとは？

まずはネットワークファクスにとはどんな機能なのかを解説させていただきます。

コピー機(複合機)に搭載されているネットワークファクス機能とは、FAX受信したデータを出力せずにデータを保存させる機能のことをいいます。

また、FAX受信だけではなく、データをそのままパソコンからFAX送信する事もできます。

要はFAXを紙でやり取りするのではなく、パソコン画面からFAXデータで受信と送信ができる機能となります。

コピー機(複合機)にFAXを取りに行ったり、コピー機まで行ってわざわざFAX送信する必要が無くなります。

このネットワークファクス機能はほどんどのコピー機(複合機)には搭載されておりますが、すべてのコピー機に搭載されているわけではありません。

これからコピー機(複合機)を検討している方はネットワークファクス機能が付いている機種なのか確認してみるのもいいでしょう。

⇒コピー機(複合機)のFAX受信方法を紹介！！意外と知らない４つの受信方法

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ネットワークファクスのメリット

ネットワークファクスの機能は理解していただいたと思いますが、具体的なメリットをご紹介させていただきます。

①FAX受信のペーパレス化でコスト削減し業務効率を上げる

FAX受信データをコピー機(複合機)で出力せずにメールやサーバー、指定したフォルダ、共有フォルダに自動的に転送する事ができます！

これによりFAX受信データの内容をプリントアウトせずに確認できたり、外出先で確認したりすることができます。

ファクス受信データを確認し、必要なデータだけプリントアウトし、迷惑FAX等は出力せずに済みますのでコスト削減に繋がります。

また、予め設定することで、担当毎のメールや指定したフォルダにFAX受信データを転送することもできます。

■参考URL(SHARP)⇒ファクス受信データのネットワーク転送

②パソコンから直接FAX送信

パソコン上のデータをコピー機(複合機)を通じてプリントアウトすることなく直接FAX送信することができます。

また、コピー機(複合機)のアドレス帳に登録すればメール送信と同様な操作で送信ができ、FAX送付状も予め登録されたフォーマットから選択して添付することができます。

コピー機(複合機)のプリンタドライバをPC-FAXドライバに切り替えるだけで、簡単な操作でご利用できます。

■参考URL(SHARP)⇒PC-Fax送信

③インターネット経由でFAX

コピー機(複合機)にスキャンした原稿をメール環境を利用してインターネット経由でFAX送信ができます。

複数の宛先へ同時に送信することが可能です。

通信回線ではなくインターネット経由でFAX送信することができるので通信費の削減に繋がります！

また、回線ノイズが少ないので、文字の細かい書類などもより鮮明な画質で送受信することができます。

■参考URL(SHARP) ⇒インターネットFax

【ネットワークファクス】のおさらい

①FAX受信機能

迷惑FAXなどの無駄な印刷を避けることができ、FAXでプリントアウトしたデータを紛失する事もなくなります！

また、予めメールや共有フォルダなどを設定することで外出先でもFAXデータを確認することができます。

②FAX送信機能

FAXで送りたいデータをわざわざ印刷すること無く各パソコンから送信することができます。

FAX送付状なども予め複合機、コピー機に登録しておけばフォーマットから選択して簡単に送信することができます！

③インターネットFAX

電話回線を利用せずにインターネット経由でFAXを送信することができます。

インターネット経由なので回線状況に左右されず鮮明な画質で送受信することができます！

⇒富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス仕分け]

まとめ

今回はコピー機(複合機)の機能のひとつでもある【インターネットファクス】についてご説明しましたが参考になりましたでしょうか？

コピー機(複合機)を利用している方はFAX機能は必ずといっていいほどに利用しているかと思います。

しかし、ネットワークファクスの存在は知っていても利用している人は少ないのではないでしょうか？

ネットワークファクスの設定はとても簡単です。

最初に設定してしまえば、コスト削減や業務効率も上がります。

ネットワークファクスを是非、利用してみてください！

また、冒頭でお伝えしたとおり、コピー機(複合機)には便利な機能が様々あります。

下記の記事ではコピー機(複合機)の便利機能をご紹介しておりますので、気になる方はご覧ください。

⇒コピー機(複合機)をより便利に使えるツール(機能)を７つ紹介！！

おまけ

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスのコピー機でもインターネットファクスは標準搭載しております！

搬入設置時に設定しておりますので是非、この際に検討してみてください♪

現状【ゼロコピ】サービスを利用して頂いている方でも、無料で設定させていただきますので、気軽にお問合せください。