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コピー機(複合機)のセキュリティ対策！認証システムの種類を紹介
会社に設置されているコピー機(複合機)では、重要な書類が毎月何百枚も印刷されています。
中には外部に漏れてしまってはいけない情報もあるでしょう。
コピー機(複合機)に搭載されている認証システムは、そのような機密情報を漏えいさせないための効果的なシステムです。
今回は、この認証システムの種類について、それぞれのメリットをお伝えしながらご紹介致します。
これからコピー機(複合機)の 導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。
認証システムって？
まずは認証システムに関して解説させていただきます。
認証システムは、あらかじめ設定された人のみが機器を使えるようにするシステムです。
例えば、皆さんも持っているスマートフォンにもパスワードが設定されていますね。
このパスワードも、認証システムの一種です。
最近では、ほとんどのコピー機(複合機)にこの認証システムが搭載されています。
認証システムを搭載した複合機は、不正利用や情報漏えいを未然に防げるだけでなく、万が一情報が漏えいしてしまったときの漏洩ルート追跡にも活用できます。
なぜなら、認証システムによってコピー機(複合機)を使用した人の詳細な履歴がデータとして残るからです。
これによって、誰がいつ何を印刷したかチェックすることができます。
会社に設置してある複合機では1日に何十枚、何百枚と印刷が行われるため、認証システムによるセキュリティ対策は必須と言えます。
⇒業務用コピー機の認証プリントとは！？文書管理・セキュリティを向上
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認証システムの種類
一口に認証システムといっても、その種類はさまざまです。
昔はパスワード入力による認証がメジャーでしたが、IT技術の進化によってさらに高度な認証システムが台頭してきました。
パスワード認証
コピー機(複合機)を使用する前にパスワードを入力するタイプの認証システムです。
ログインIDとパスワードを入力して認証させます。
昔から存在しているシステムなので、操作に戸惑うことがないのがメリットでしょう。
デメリットは、パスワードを忘れてしまうと複合機を使用することができなくなる点、肝心のパスワードが流出するとセキュリティとしての意味がなくなってしまう点です。
どちらも人的ミスによって起こることなので、パスワードの管理には十分注意しましょう。
ユーザー番号認証
こちらは、パスワード認証をさらに簡単にしたものです。
認証に必要なものはあらかじめ設定したユーザー番号のみとなります。
入力項目が少ないため、パスワード認証よりも手軽に認証できることがメリットですが、そのぶんセキュリティ面に不安が残ります。
ICカード認証
機器にICカードを読み込ませて認証するタイプのシステムです。
ICカードというのは、データの記録や演算ができるチップを埋め込んだカードのことをいいます。
このシステムのメリットは、コピー機(複合機)の以外にも利用することができる点です。
ICカードにはさまざまな情報を保存できるため、1枚のカードで会社の出退勤カードや社員証として活用することもできます。
持ち運びも使用方法も簡単なので、余計な手間がかかりません。
デメリットは、カードの紛失によるリスクが非常に高いことです。
社員証や出退勤カードとしても利用していた場合、もちろんそれらの機能を使うことができなくなります。
また、もし盗難にあってしまうと、最悪、第三者に悪用されてしまうという事態になりかねません。導入している方は普段から首にかけるなどして対策をとりましょう。
⇒業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
顔認証
文字通り、顔を認識することによって認証するシステムです。
最近ではスマートフォンでも導入されはじめているこの技術ですが、実はコピー機(複合機)でも搭載されているものがあります。
メリットは、機器に顔をカメラに近づけるだけで良いということです。
カードやパスワードなどを用意する必要がないので、認証システムの中ではもっとも手間をかけずに認証することができます。
また、ひとりひとりの顔を認証に利用していることから、パスワードやカードの盗難による「なりすまし」の恐れとは無縁なことも大きなメリットです。
しかし、マスクを外さないと認証されなかったり、システムの精度が悪いとうまく反応しなかったりといったことも起こり得るため、導入を考えている方はシステムの精度を一度確認することをオススメします。
その他の認証システム
IT技術は日々進化しているため、上記システム以外にもさまざまな認証システムが生まれています。
例えば、複合機メーカーのコニカミノルタでは、セキュリティ対策として指静脈認証システムを採用しています。
これは指の静脈パターンを赤外線でスキャンすることで人物を判定できるシステムです。
顔認証以上に「なりすまし」を防ぐことができるので、セキュリティ対策としてはかなり強力です。
指を置くだけで認証が済む手軽さも大きなメリットですね。
コピー機のおすすめの認証システム(無料)
コピー機の認証システムは情報漏洩が防ぐ事ができ、セキュリティ対策に繋がります。
ただ、認証システムによっては費用が掛かってしまったり、なかなか導入できない企業もいるのも現実です。
その中でも、『パスワード認証』は無料で利用する事が可能です。
ICカード認証はカードの準備であったり、カードを読み取るカードリーダーの取り付けが必要になります。
その反面、パスワード認証はコピー機メーカーにもよりますが基本的に標準で付いております。
使い方も簡単です。
パソコンで印刷をする前にパスワードを設定して印刷指示を送ります。
その後、コピー機のタッチパネルで設定したパスワードを入力すると印刷がされます。
パスワード認証を活用すればミスプリントも防げますし、情報漏洩の妨げになります。
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まとめ
いかがでしたか？
ICカードの認証システムは知っている、という方も、顔認証や指静脈認証があるということはご存知なかったのではないでしょうか。
IT技術は日々進化していますが、それを理解して上手に利用しなければ意味がありません。
認証システムを導入していなかった方や、導入しているけどセキュリティ面に不満があるという方は、是非今回の記事を参考にして、新しいシステムを導入してみてください。