コピー機(複合機)に使える便利なソフト系オプション！３つのおすすめシステムをご紹介

コピー機(複合機)は仕事をするうえで欠かせない事務機器になります。

日頃はあまり意識しないかもしれませんが、調べてみると多くの方がオフィスに設置されているコピー機(複合機)に対し、何かしらの不満を持っている方が多いです。

1つ目は印刷不良やトラブルの多さ、次に印刷スピードの遅さ。

高いリース料金や保守料金の悩みに続き、機能面への不満が4つ目に挙げられています。

今回は、この機能面への不満を解消して、少しでもお役に立てそうな記事にしたいと思います。

設備を拡張しなくても、ソフトやシステムの更新だけで機能アップが図れる、コピー機(複合機)のソフト系オプションの解説とおすすめシステムを3つご紹介します。

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方や、すでに導入している方も参考にしてみてください。

コピー機(複合機)のオプションとは
コピー機(複合機)におすすめのソフト系オプション
その他コピー機(複合機)オプション
コピー機(複合機)オプションの注意点
まとめ

コピー機(複合機)のオプションとは

一般的な業務用コピー機(複合機)にはコピー、FAX、スキャンそして印刷の機能が備わっています。

この基本機能を強化・拡張するものとして、各種オプションが用意されています。

設備面では、製本作業を自動化してくれたり、印刷物を仕分けしてくれたりするものがあり、設備系オプション（もしくは外部オプション）と呼ばれます。

これらは、特殊な設備を導入することで拡張できるオプションです。

それ以外のオプションとして、ソフトやシステムを更新することで便利な機能を追加するものをソフト系オプション（または内部オプション）と言います。

⇒選べるコピー機(複合機)のオプション機能！おすすめのオプションを５つ紹介

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コピー機(複合機)におすすめのソフト系オプション

コピー機(複合機)のソフト系オプションは、その名の通りソフトやドライバーをインストールし、機器の設定などを更新することで使用可能になります。

ここからは、多くの事業所で導入が進む代表的なソフト系オプションを3つご紹介したいと思います。

スキャンアクセサリーキット(OCR)

スキャンアクセサリーキットとは、OCR（光学的文字認識）とも呼ばれるオプションです。

コピー機(複合機)でスキャンした書類から文字コードを読み取り、データに変換することでペーパーレス化を図ったり、作業効率を向上させたりするシステムのこと。

データ化した文字コードは、Officeソフトなどで再編集することも可能です。

識字性能が向上している最新のものは、文字ベースの一般的な資料だけではなく、雑誌やパンフレット、手書き文字までもデータ化できてとても便利になります。

ただし、導入に当たっては対応する機器や細かい設定などの制約があるので、メーカーや専門業者とよく相談しましょう。

⇒複合機で「OCR（光学文字認識）」を利用してペーパーレス化

ファイル自動整頓ツール

ファイル自動整頓ツールとは、印刷・コピーしたファイルを管理して自動で整理整頓してくれる便利なオプションです。

出力時期や出力種別など、あらかじめ設定しておけば条件に応じて自動管理されます。

また、キーワード検索が可能になるので、後から行うファイルの検索性が向上します。

期限を設定すれば自動でファイルを削除することも可能です。

業務の効率化や不正利用防止の観点から、地味ながら非常に役立つシステムと言えます。

有償ソフトのインストールで使用可能ですが、メーカーごとの設定に従って導入しましょう。

⇒コピー機(複合機)をより便利に使えるツール(機能)を７つ紹介！！

クラウドソリューション

クラウドソリューションとは、コピー機(複合機)と各種クラウドサービスを連携させるためのシステムのことです。

自社でサーバーなどのハードウェアを用意することなく、インターネットを経由した外部のサービスを利用して業務の効率化を図ることができます。

インターネット上の記憶領域を利用するクラウドストレージとしては「Google Drive」や「OneDrive」が知られています。

これらサービスを活用することで、Word、Excelなどのファイルをクラウドストレージ上で管理することが可能になります。

また、多人数が同時にファイルにアクセスできるので共有作業が強化され、業務の効率化が期待できます。

ファイルを直接印刷できるうえ、スキャンデータの保存先として利用できるのもありがたいですよね。

クラウドサービスは、すでにスマホやPCなどで慣れ親しんでおられる方もいらっしゃるかと思います。

そのため、導入に際しては最も手軽に行えるオプションなのではないでしょうか。

⇒コピー機(複合機)のクラウド接続方法とおすすめクラウドサービス３選！

その他コピー機(複合機)オプション

ソフトやシステム導入とは少し違う、機器内部の拡張オプションを2つご紹介します。

無線LAN機能

無線LAN機能は、オフィス内のネットワークに無線で接続できるオプションです。

導入すると、各PCとの接続のみならずスマホやタブレットとの連携も取りやすくなります。そのうえ、有線ケーブルが無くなるので作業スペースが広くなり、見た目もスッキリします。

デフォルトで無線LAN機能が搭載されている機種もありますが、ほとんどのメーカーはオプション機能となります。

⇒コピー機(複合機)を無線接続にするメリットとは？無線接続の注意点も解説

メモリー増設

メモリー増設は、PCなどと同様にコピー機(複合機)を根本から強化する方法です。

データ量が増えるとCPUの処理に時間がかかるので、どうしても待ち時間が増えます。

デフォルトのメモリーが不足しているようなら、増設を検討してみましょう。

コピー機(複合機)オプションの注意点

コピー機(複合機)のオプションは、導入した際に選択して追加するのが基本となります。

特に設備を追加する外部オプションは、後から導入するのはあまり一般的とは言えません。

その点、ソフト系オプションは対応機種であれば問題なく追加できますのでおすすめとなります。

ただし古いコピー機(複合機)の場合は、内外どちらのオプションもシステム的に対応不可であったり、部品の型落ちなどが生じていたりしますので注意が必要です。

不安な場合は、メーカーや専門業者とよく相談して導入するようにして下さい。

まとめ

ここまで、コピー機(複合機)の機能を強化する方法として、ソフト系オプションのお話をして参りました。

機能によっては意外と手軽に行えるものがあると、ご理解いただけたのではないでしょうか。

今回は代表的なソフト系オプションとして、以下の3つをご紹介しました。

◆スキャンアクセサリーキット(OCR)　文書をデータ化し、再編集も可能

◆ファイル自動整頓トール　条件ごとにファイルを自動で整理整頓する

◆クラウドソリューション　クラウド上でファイルを共有・編集できる

これらコピー機(複合機)のソフト系オプションを活用して、機能を強化することで効率的に業務を進めてみましょう！

それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました(^^♪