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印刷コストとは何か？すぐに活用できる印刷コスト削減アイディア5つを紹介
近年ではペーパーレス化が進んでいる中で、未だに会議資料・案内チラシ・提案書・申し込み用紙・契約書・見積書などをコピー機で印刷する事は仕事上必要不可欠で、「紙離れ」するにはまだまだ時間がかかりそうなのが実際のところです。
複合機、コピー機で一回の印刷にかかるコストは小さいように思えますが、毎日行われる作業であるため、月々にかかってくる印刷コストは決して小さいものではありません。
企業にとってコスト削減は最大の課題であり、無駄な支出を減らし、生産性の高い環境を整えることは、企業としてはとても大切な事です。
社内ルールの制定・運用や、社員ひとりひとりの意識改善など、まずは簡単に始められることから実施し、社内全体で複合機、コピー機の印刷コスト削減に取り組んでみませんか？
以下では、印刷コスト削減のために役立つアイディアを５つご紹介します。
そもそもコピー機の印刷コストとは
まずは複合機、コピー機の運用にかかる主な印刷コストをご紹介させていただきます。
大きく分けて下記の内容がコピー機のコストになります。
コピー機の本体代金 （リース料金・レンタル料金など）
保守料金 （カウンター保守契約・キット保守契約など）
消耗品費 （印刷用紙・インク代・トナー代など）
印刷コストは、複合機、コピー機の契約形態や保守契約の内容によって大きく異なります。
例えば複合機、コピー機を一括で購入した場合は当然ながらリース料金やレンタル料金はかかりませんが、保守・メンテナンス時のコストが必要となります。
このような事から複合機、コピー機の導入方法や保守契約の内容をはっきりさせた上で印刷コストを見ていく必要があります。
続いて、具体的な印刷コスト削減アイディアを５つ紹介させていただきます。
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①コピー機の設定をモノクロ印刷にする
コピーや印刷をするときは、印刷モノクロ印刷を徹底しましょう。
当たり前ですが、複合機、コピー機でのカラー印刷はモノクロ印刷よりもコストがかかります。
モノクロ印刷よりカラー印刷のほうが約10倍も印刷コストが掛かります。
自分だけが使う資料、社内だけで使う資料を印刷する場合は、モノクロ印刷に限定することで、一枚あたりおよそ１０円の節約ができます。
１００枚あたりで換算すると、およそ１,０００円のコスト削減につながるということです。
複合機、コピー機に接続されているパソコンの画面からモノクロ印刷を標準設定にする事もできるので是非、参考にしてみてください。(プリンターのプロパティから設定変更)
また、写真や地図など原本がカラーのものをコピーする場合でも、モノクロでも問題ないときは複合機、コピー機の操作からモノクロ印刷にしてコピーすることを徹底しましょう。
ちょっとした心がけですがモノクロ印刷、モノクロコピーを徹底する事で経費削減に大きく貢献できます。
②両面印刷や2in1印刷にする
複合機、コピー機の印刷用紙を節約する方法として、自分や社内だけで使う資料は両面印刷、社外用は片面印刷するなど使い分けをしましょう。
両面印刷だけだとそこまでコスト削減には繋がりませんが、より効果的な方法として、２ページ分を1枚の紙に印刷するという方法もあります。(2in1印刷)
提案資料など半分サイズでも十分なサイズです。
2ペジ分を1枚(2in1印刷)にしたり、4ページ分を1枚(4in1印刷)に印刷する事が可能です。
この方法により印刷用紙の削減や、カウンター料金、インクやトナー代金のコスト削減になります。
ただし、年配の方や目が悪い方にたいしては、小さすぎないかどうか配慮することを忘れず試してみてくださいね。
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③印刷プレビューを確認・印刷品質を落としてする
複合機、コピー機のミスプリントの防ぐために、文字の打ち間違い、印刷内容の間違い、用紙サイズやページ設定のミスなどがないか、印刷プレビュー画面で確認してから印刷ボタンを押すことを徹底しましょう。
カラー印刷1枚あたり10円と計算して、20枚の資料を5部印刷する場合、合計100枚になりますので、仮に100枚分ミスプリントをしてしまうと1,000円をゴミ箱に捨てたようなイメージになります。
この【印刷プレビュー】を確認する事は面倒でなかなかできていない事ですがとても大切な工程となります。
また、ページ全体を印刷する必要のない場合は、選択範囲を指定して、部分的に印刷しましょう。
自分や社内用だけで使う資料の場合は、印刷画面の【プリンターのプロパティ】から印刷品質を少し下げて印刷することでトナーやインクの節約につながります。
万が一ミスプリントしてしまった紙は、裏紙の再利用としてリサイクルしている企業も増えています。
紙の節約は環境問題にも貢献できますが、裏に個人情報や社外秘が印刷されていないことをチェックしておきましょう。
④リサイクルインク、リサイクルトナーを使用する
こちらの内容はリース契約やレンタル契約で保守契約を結んでいるかたではなく、
複合機、コピー機を購入してご自身で消耗品を購入している方向けのお話しとなります。
複合機、コピー機のインクやトナーにかかるコストを抑えるには、「非純正」のトナーを使う方法もあります。
メーカーから発売されている純正トナーに比べて値段が安くなりますが、品質が安定しなかったり、プリンターが故障した場合に保証が受けられないこともあるというデメリットもあるため、選ぶ際には注意が必要です。
非純正のインクや非純正のトナーにもいくつか種類があり、使用済となって回収されたインク、トナーカートリッジを再利用する「リサイクルインクカートリッジ」「リサイクルトナーカートリッジ」や、主にアジア圏で容器ごとを開発、製造された「互換インクカートリッジ」「互換トナーカートリッジ」があります。
リサイクル商品は、回収後、分解・クリーニング・チップ交換、点検をおこない、新しいインク、トナーが補充されます。
リサイクルインク、トナーのメーカー各社で品質水準が異なるため、信頼できるメーカーから購入することをオススメします。
リサイクル商品には様々な認定がありますので少し紹介させていただきます。
環境マネジメントシステムISO14001
環境へ配慮し、自主的・積極的に環境負荷の低減に取り組み、ISO（国際基準）の認定
品質マネジメントシステムISO9001
お客様に満足・安心・信頼していただくための品質管理に取り組み、ISO（国際基準）の認定
世界最高品質基準「STMC」
リサイクルトナー先進国アメリカで設けられたリサイクルトナーの品質に関する検査基準です。日本でも「STMC」を取得する動きは広まっていくものと思われます。
環境・品質基準「Ｅ&Ｑマーク」
Ｅ&Ｑマークは、製造者が準拠すべき環境および品質の基準です。環境管理基準27項目、品質管理基準10項目を設け第三者審査機関が審査の上、これらの基準を全て満たした製品のみ貼付られる安心の証です。
リサイクルトナー、リサイクルインクにおける認定を４つ紹介させていただきましたが他にもいろいろな認定基準があります。
リサイクルトナー、リサイクルインクを購入する際は様々な」認定を取得している商品なのか確認してから購入するようにしましょう。
また、容器ごとを開発、製造された互換インクは、非純正の中でも格安になりますが、プリンターメーカー以外で生産された商品になるので中には質が悪いものもあります。
私の個人的な意見だと、質が悪い商品の方が多いと思います。
そもそもインク、トナーの量が少なかったり、チップが反応しなかったり、擦れて印刷物がでてきたり、すぐに根詰まりをおこし壊れてしまったりなど、、、
互換商品は特に気を付けて見極めるようにしましょう。
印刷コストを抑えるという面では最大のメリットですが、品質においてはさまざまであるということ頭に入れて、検討して選びましょう。
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⑤印刷用紙の種類
自分用、社内用の資料であれば、普通紙を使って印刷することを徹底しましょう。
ただし、インクジェットプリンターやインクジェット複合機だと色にじみが起きやすいので画像や写真の印刷にはあまり向いていません。
液状のインクを用紙に塗り付けるため、紙が湿っぽくなってしまいます。
インクジェット印刷では文書や書類など文字のみを印刷する場合では問題ないかと思います。
逆にレーザープリンター、レーザー複合機はトナーと呼ばれる粉上の物を焼き付ける印刷になるので、色にじみや湿っぽくなりません。
また、印刷の仕上りに光沢が付き見栄えも良くなります。
様々な印刷用紙種類がありますので、印刷の用途などによって検討してみるのも良いかと思います。
普通紙より安い再生紙などもあったりしますので、コスト削減していくために検討してみるのも良いと思います。
印刷用紙の枚数を減らす方法としては、果たしてそのコピーがほんとうに必要かどうか・ひとりひとりに配布するのではなく各部署やフロアの掲示板などに一枚貼り出せばいいのではないか・データ共有ではダメかどうか、よく考えてから印刷することをルール化することも重要です。
ひとりひとりが意識することでかなりの印刷枚数が削減できるでしょう。
まとめ
複合機、コピー機の印刷コストの削減として効果的な方法を５つ提案させていただきましたが、如何でしたでしょうか？
コスト削減は一人一人が意識して取り組む事が重要です。
その為には社内ルールを決め、徹底する事が大切です。
決めたルールが浸透されているのか、実行されているのかも定期的に確認する事も必要です。
一人一人のちょっとした心がけで年間の印刷コストは大幅に削減できると思いますので是非、実践してみてください。
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