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コピー機人気メーカー富士フィルムのDocuWorks(ドキュワークス)機能とは？
書類の編集や管理は時間がかかり、作業効率が落ちるため、どの企業も手を焼いています。
そんな日々の業務を変えるために、富士フイルムビジネスイノベーションが提供する「ドキュワークス（DocuWorks）」が近年大注目されています。
このソフトウェアは、初心者でも簡単に操作することができ、文書の編集から管理までを一括して行うことが可能となっています。
今回は、DocuWorksを使いこなすための基本的な操作方法から、業務の効率を大幅に向上させるためのテクニックまで、分かりやすく解説します。
文書管理の悩みを解消し、作業の効率化とコスト削減を実現するための第一歩として、DocuWorksの機能と魅力を深掘りしていきましょう。
これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は、是非参考にしてみてください。
富士フイルムビジネスイノベーションについて～会社概要～
1962年富士フイルムホールディングスを親会社として、イギリスの「ランク・ゼロックス」との合弁会社として発足したのが「富士ゼロックス」になります。
2021年4月1日、「ビジネスに革新をもたらす存在であり続ける」との決意のもと、社名を富士ゼロックス株式会社から富士フイルムビジネスイノベーション株式会社に変更しました。
旧富士ゼロックスと富士フイルムホールディングスは、米ゼロックス社に対して、ブランドを使用するためのライセンス料として年100億円程度を支払っていました。
富士フイルムビジネスイノベーションはコピー機(複合機)の印刷品質はもちろんの事、保守・メンテナンスなどのアフターサービスにも定評があります。
富士フイルムビジネスイノベーションはデジタル複合機をはじめとしたオフィス機器、プロダクションプリンターや、ITソリューションの研究・開発・生産・販売、および業務プロセスのアウトソーシングサービスも提供しています。
富士ゼロックスから創業以来培ってきた技術や知見をもとに、働く人々がより創造力を発揮し、組織の力を最大化できる情報や知識の活用環境を構築しています。
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DocuWorks（ドキュワークス）とは？
DocuWorksとは富士フィルムビジネスイノベーションが開発したオフィス用のソフトウェアです。
紙文書や電子文書をパソコン上で編集・管理することができます。
つまり今までは紙文書は机上、電子文書はパソコン上で作業してましたが、DocuWorksを使用することで紙文書と電子文書両方をパソコン上で作業することができます。
書類の表紙を確認でき、直感的な操作が可能で、電子文書でありながら紙の文書と同じ感覚で編集作業ができます。
文書の受け渡しから作成、プレゼンテーション、保存まで、ドキュメントを扱う一連の業務を、DocuWorksが一貫してサポートしてくれます。
DocuWorksでは主に以下の作業が行えます。
・さまざまな文書の一括管理
・文書の受け渡し(送信、受信)
･文書の保護と整理
・文書検索
・テキスト、矢印、付箋などの追加編集
・電子捺印
・進捗の可視化
・クラウドやモバイルへの連携
DocuWorksによる文書管理の特長と解決できる課題について
DocuWorksを利用することで一体どんなことができるのかをこちらで解説をしていきます。
いくつかありますが、覚えておくと非常に便利ですので、しっかりと把握しましょう。
紙と電子文書をまとめて管理
DocuWorksはデスクトップ環境をデジタル上で再現し、保存された文書を一覧で表示することができます。
この管理方法によって、ファイルを個別で開く手間が省け、効率的に文書を編集・閲覧することができます。
また、電子文書の編集も、紙の文書と同様、あるいはそれ以上に快適に扱えます。
スキャンで取り込んだ文書や異なるアプリケーションで作成した文書を、DocuWorks文書に変換して一つの文書としてまとめて管理できます。
会議資料や各種帳票、決算書などの管理もできます。
作業の効率化
DocuWorksは、文書の承認や受け渡しといったワークフローをスムーズに管理する機能を備えています。
その機能としてよく使う機能をタブ上に登録して利用できる「お仕事バー」という機能があります。
「お仕事バー」という機能を通じて、FAX送信や文書のスキャンなど、頻繁に使う操作を登録して、簡単にアクセスできるように設定することが可能です。
他にも「お仕事スペース」という機能があります。
「お仕事スペース」は、クラウド上の作業スペースとして利用できるので、文書の収集や整理、フォルダーへのアクセスや外部との共有といった使い勝手を大幅に改善されます。
また、自宅やサテライトオフィスなどオフィス以外の場所に移動しても同じ環境で作業が続けられます。
作業の自動化・属性検索
DocuWorksはスキャンした文書に属性を付与することで、文書の管理と検索を可能にしています。
さらに検索した結果をCSVに出力することも可能です。
例えば、文書の種類や顧客名、見積もり金額、納期などを属性としてデータに追加して振り分けることができます。
オプションソフトウェアになりますが、DocuWorks 文書情報エントリー 2ですと、登録先フォルダーの振り分けやファイル名付与を自動化することもできます。
さまざまなサービスとの連携
DocuWorksはAdobe Signやクラウドサービス（Box Business、OneDrive for Businessなど）との連携が可能です。
これにより、外出先からもセキュアな状態で文書のやり取りができ、モバイルデバイスからのアクセスもサポートできます。
専用のアプリケーションは無料で提供され、場所を選ばずにアクセスすることが可能となっております。
電子印
日付印や「重要」「至急」「承認」「社外秘」などのスタンプを標準で用意するほか、独自のスタンプの登録も可能です。
また、あらかじめ決められた位置に捺印するようお仕事バーに登録しておけば、お仕事バーのアイコンをクリックしただけで簡単に捺印できます。
DocuWorksで解決できる課題
よくあるオフィスでの課題として電子化した文書の有効活用が難しい点があります。
その場合、DocuWorksは異なるアプリケーションのファイルを一括管理し、必要な情報に迅速にアクセスすることを可能にします。
また、富士フイルムの複合機と連携することでいつでも文書を印刷できます。
さらに電子化にかかるコストを抑えたい企業にとっても、DocuWorksはパッケージソフトウェアとしての導入が安価で、電子文書・電子化文書の取り扱いを支援しています。
これにより、大規模なシステム投資なしに文書管理の効率化が実現可能です。
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DocuWorks（ドキュワークス）の使い方を紹介
DocuWorksの基本的な使い方についてご紹介いたします。
まずはじめに、DocuWorksは「DocuWorks Desk」、「DocuWorks Viewer」２つのアプリケーションによって構成されています。
・「DocuWork Desk」：読み込んだ文章の整理や分類ができる。
・「DocuWorks Viewer」：文章の編集や閲覧をすることができる。
⇛公式ページ：富士フイルムビジネスイノベーションDocuWorks 9.1
DocuWorksの起動・終了
DocuWorksのアイコンをクリックで起動
DocuWorks Deskメニューから「ファイル」→「DocuWorksDeskの終了」もしくは、DocuWorks Deskウィンドウの右上「×」ボタンで終了することができます。
DocuWorks文書を印刷する
(1)Desk上のDocuWorks文書または、バインダーをクリックします。
(2)標準ツールバーの「印刷」をクリック
(3)必要に応じて印刷設定を行います。
(4)「OK」をクリックし印刷開始します。
DocuWorks文書を送信する
(1)デスク上から任意の文書をクリックします。
(2)画面上部の[Exchange Outlook]アイコンをクリックします。
(3)Outlookが起動しメール送信画面に自動で移動します。
(4)メール送信画面に選択した文書が表示されているかを確認します。
(5)宛先、件名、本文を記載し「送信」をクリックします。
文書を検索する
(1) Viewerメニューの [検索]ボタンをクリックします。
(2)「検索」メニューが表示されます。
(3)「文字列」欄に検索したい文字を入力します。
(4)「次を選択」をクリックします。
(5)検索したい文字が見つかるとその部分が可視化されます。
※文書に後付けした文字やアノテーション等も検索することが可能です。
検索したい文字が見つからなかった場合、「指定された文字列は見つかりませんでした」と表示されるので「OK」をクリックします。
Scan文書からDocuWorks文書を作る
前提条件としてTWAIN32規格に準拠したスキャナーデータをDocuWorksから使用できます。
(1) Deskメニューの[ファイル]→[スキャナの選択]をクリックします。[ソースの選択]メニューが表示されます。
(2) 使用したいソースを選択して「選択」をクリックします。
※スキャナードライバーが正しくインストールされていないか、正しく接続されていない場合は、ソースにスキャナーが表示されない可能性があるため、マニュアルを確認しましょう。
(3) Deskメニューの[ファイル]→[スキャン開始]を選択します。
(4)読み込みボタンをクリックし、スキャンを開始します。
(5)設定した保存先に文書が作成されます。
アプリケーションからDocuWorks文書を作る
(1) Deskを起動します。
PCデスクトップ上のアプリケーションを任意の数選択し、ワークスペースにドラッグ＆ドロップします。
(2)「はい」をクリックします。
(3) [アプリケーションファイルの取り込み]メニューが表示されます。
(4) アプリケーションファイル取り込み時の処理を選択し、「実行」をクリックします。
(5) DocuWorks文書がDesk上に作られます。
※ファイル名は、元のファイルと同名になります。
画像ファイルからDocuWorks文書を作る
DocuWorks文書を作ることができる画像ファイルはJPEG、BPM、TIFFファイルの三種類となります
(1) Deskを起動します。任意の数の画像ファイルを選択し、ワークスペース部にドラッグ＆ドロップします。
(2) [ファイルの取り込み]メニューが表示されます。→「はい」をクリックします。
(3) [イメージファイルの取り込み]メニューが表示されます。
(4)必要に応じて、設定を変更します。
プレビューを確認しながら、サイズや画像の配置位置などを設定します。
画質と圧縮率のどちらかを優先するか設定します。
(5)全ての設定が完了後、「OK」をクリックして、DocuWorks文書がDesk上に作られます。
※ファイル名は、元のファイルと同名になります。
DocuWorks PrinterでDocuWorks文書を作る
アプリケーションの[印刷]をクリックし、仮想プリンター「DocuWorks Printer」を使ってDocuWorks文書を作ることが可能です。
(1) DocuWorks文書に変換したいアプリケーションファイルで[印刷]をクリックします。
(2) [DocuWorks Printer]を選択します。
(3) 用紙、画質を設定する場合は「プロパティ」をクリック
(4) [DocuWorks Printerのプロパティ]で各項目を設定し、「OK」をクリックします。
(5)、DocuWorks文書がDesk上につくられます。
※ファイル名は、元のファイルと同名になります。
DocuWorks文書を保管・管理する
バインダーでDocuWorks文書を整理する。
バインダーとは複数のDocuWorks文書を別々の状態でまとめて保存・管理できる入れ物です。
バインダーの作成方法は以下の通りになります。
(1) Deskメニューの[ファイル]をクリック→[新規作成]をクリック→ [DocuWorksバインダー]をクリックします。[新規作成]メニューが表示されます。
(2) [バインダーサイズ][バインダーの色]を設定し、「OK」をクリックします。
空のバインダーの状態でワークスペース部に作られます。
(3)任意の DocuWorks文書をバインダーにドラッグ＆ドロップすることによって、DocuWorks文書がバインダー内に収納されます。
DocuWorksについてのよくある質問
DocuWorksを導入される方からよくある質問をまとめてみました。
是非参考にしてみて下さい。
DocuWorksを取り入れてもうまく運用していく自信がない。
DocuWorksを取り入れても運用する自信がない方向けにオンラインセミナー、講習会にて学ぶことが可能です。
また、DocuWorksの良さをさらに感じることができる会員制サイト(無料)もあります。
会員制サイトでは便利な使い方やお客様の活用例が見れるようになります。
DocuWorks購入する前にお試しで使ってみたい。
DocuWorksを一度試して見たい方用にDocuWorks無料体験版があります。
無料体験版ではDocuWorksすべての機能が使え、６０日間使えるため、実際の使用感が確認できるため、導入してみたい方で不安がある方は是非一度試してみて下さい。
また、無料体験版でもEメールでのサポートがあるため、安心して操作できます。
まとめ
DocuWorks（ドキュワークス）は、富士フィルムビジネスイノベーションが提供する文書管理ソフトウェアで、紙文書と電子文書の両方をPC上で一括管理することが可能です。
これにより、文書の編集、管理、保護、送信、受信などの機能を効率的に行えるため、業務効率が大幅に向上します。
また、電子化された文書を管理しやすくするために、属性情報を付加することで、必要な文書を簡単に検索できるようになります。
さらに、DocuWorksはAdobe Signやクラウドサービスとの連携が可能であり、外出先からも安全に文書のやり取りができます。
また、携帯電話（モバイルデバイス）からのアクセスもサポートされています。
DocuWorksの導入により、電子文書の活用問題を解決し、文書管理のコストを抑えながら効率化を図れます。
もし、DocuWorksの運用に不安がある場合でも、オンラインセミナーや講習会、DocuWorks無料体験版を通じて安心して運用することができます。
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