【コピー機活用術】ボックス機能で業務を効率化する方法

業務用コピー機(複合機)に備わっているボックス機能。

コピー・プリント・スキャン・FAXといった基本機能と異なり
「よくわからない」とあまり活用されていなかったりしないでしょうか？

結論から言うと、業務用コピー機を使う上でボックス機能を活用しないことは非常にもったいないことです！

ボックス機能は業務用コピー機(複合機)だからこそ必要な業務効率化や文書管理に大きく貢献する非常に便利な機能で、
ペーパーレスやテレワークで文書のデータ化が必要になり、それに伴って文書管理でのセキュリティが必要になっている
現代に欠かせない機能になります。

そこで今回は業務用コピー機(複合機)のボックス機能について、
そもそもボックス機能とは何かというところからボックス機能を使って
どのように業務を効率化できるのかというところまで解説します。

ボックス機能を上手く活用することで、セキュリティ対策をしながら業務効率化や生産性向上を
行って現代の働き方に対応しましょう！

ボックス機能とは

では早速ボックス機能とは何かというところから確認していきましょう。

ボックス機能とは端的に言うと、コピー機(複合機)に内蔵されたHDD(ハードディスク)に文書をデータとして保存する機能のことです。

具体的には、パソコンからプリントアウトするデータを一度ボックスに保存したり、
スキャンしたデータをボックスに保存したり、受信したFAX文書をボックスに保存したりということが可能です。

作成できるボックスの数は機種によって異なりますが、
大体の機種で100個以上のボックスを作成することができ、多いものでは1,000個作成することもできます。

ボックス機能でできることとしては、文書の保管と共有、管理があげられます。

先ほどお話したようにボックス機能とはコピー機内に文書を保管する機能になりますが、
ボックスに保管した文書をメール送信したりパソコンへ送信したりして共有することも可能です。

また機種によって異なりますが、ボックス機能では個人ボックスや共有ボックスなどの差別化に加えて
パスワード設定などでアクセスできるメンバーを制限することもできますので、
しっかりとセキュリティ対策を行ったうえで保管した文書を管理することもできます。

このように、ボックス機能を活用することで文書を安全に保管しながら共有や管理をすることができるようになります。

オフィスでの利用においてボックス機能が役立つシーンは非常に多いので、具体的な活用例についても以下で詳しく見ていきましょう。

業務効率化や生産性のために、どのようにボックス機能を活用するかについて見ていきましょう。

ここではボックス機能を使って業務を効率化する方法について、例として以下の3つの用途をご紹介します。

これらの基本的な活用方法をはじめボックス機能でできることはたくさんありますので、
ご自身のオフィスでの活用方法についてお考えいただく際のご参考にしてみてください。

以前プリントしたものなど、必要なデータをすぐにプリントすることができる

パソコンやUSBからプリントするデータをボックス保存しておくことで、
以前プリントしたデータを複合機上の操作のみでプリントすることができます。

印刷の度にパソコンなどの操作をする必要が無く、
定期的に繰り返し印刷が必要になるものなどがある場合にとくに役立ちます。

文書をデータ化し、保管することができる

ボックス機能を使って文書をデータ化することのメリットとしては、
オフィスの省スペース化、ペーパーレス化に寄与することがあげられます。

スキャンした文書や受信したFAX文書をコピー機内部に保管することはもちろん、
最近ではその役割を意識してとくに高速スキャンや高性能な領収書・名刺スキャン機能を搭載したコピー機(複合機)も増えてきています。

また先ほどお話したようにそれぞれのボックスはパスワード設定によってアクセスを制限することもできますので、
そうした機能とボックス機能を併用することでコピー機を優れた文書保管の機器として使用することができます。

チームや部署単位で文書を管理・共有する

ボックス機能の利用によって文書をデータとして保管できることをご紹介しましたが、
とくに共有ボックスを利用することでそれらを管理・共有することもできます。

例えばチームや部署ごとの共有ボックスを作成して必要な文書をまとめておくことで、
共有ボックスのメンバーであれば誰でもすぐにプリントできたり、スキャンした文書をメンバー全員に共有したりすることが可能になります。

もちろん共有ボックスにもパスワードは設定できますので、セキュリティ対策の観点からも安心できると言えます。

今回ボックス機能について解説しましたが、いかがだったでしょうか？

冒頭お話したように使ってみなければ正直なところよくわからないボックス機能ですが、
使ってみれば業務を効率よく行っていく上で大きく貢献する機能だということがおわかりいただけるはずです。

せっかく業務用のコピー機を利用されているのであれば使わない手はないので、
まだご利用されていなかったという方はぜひ活用してみてくださいね。