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コピー機(複合機)をより便利に使えるツール(機能)を７つ紹介！！
仕事をするうえで必要不可欠な事務機器としてコピー機(複合機)が挙げられます。
ペーパレスが主流になり、印刷枚数は少なくなりました、まだまだコピー機(複合機)は根強い人気があります。
そんなコピー機(複合機)ですが、最近では便利な機能が沢山、搭載されております。
その機能を使いこなせている方はどれくらいいるのでしょうか？
今回はコピー機(複合機)の便利な機能を７つ紹介させていただきます。
是非、参考にしていただき活用してもらえればと思います。
スマホ・タブレットから直接印刷したい
皆さんスマホやタブレットで撮った写真をコピー機(複合機)で印刷できる事を知っていましたか？
まずはスマホでメール立ち上げて、パソコンのメールアドレスに転送してから、パソコン立ち上げて・・・なんてことをやったりしていませんか？
主要メーカーのコピー機(複合機)にはモバイルプリントアプリが用意されていて、自分のスマホにインストールすればわざわざパソコン経由しなくてもスマホからダイレクトにコピー機(複合機)印刷が可能になります。
シャープが提供しているSharp Desk Mobileはシャープのコピー機(複合機)と同じ無線ネットワーク上にあるモバイル端末にインストールすることで、スマホから印刷が可能になります。
また、ダイレクトプリントだけではなく、コピー機(複合機)でスキャンしたデータをスマホに保存したりすることができます。
下記の記事に詳細を記載しているので気になる方は是非、確認してみください。
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ホームページのレイアウトを崩さずに印刷をしたい
お客さんに提出する資料にホームページをそのまま添付したくて印刷したら何だかレイアウトが崩れているなんて経験ありませんか？
昔は ieで見たままのレイアウトで印刷できたが、最近はなんか崩れてしまう・・・内部資料ならともかく、お客様の説明資料として印刷するので見た目を重視したいのに・・・
そんな時は『Awesome Screenshot』を使ってみましょう。これはgoogle clomeの拡張機能の一つで、clomeウェブストアからダウンロードすることができます。
コピー機(複合機)やプリンタを印刷するときに使用するパソコンへgoogle clomeが事前にインストールされていることが前提となります。
google clomeが入ってなければこの際インストールしてみることをおススメします。ソフトは英語版ですが表記自体は難しくないため、使用には問題ないと考えられます。
不正コピーを防ぎたい
コピー機(複合機)による重要書類の不正コピーを防止したい場合、あなたはどうしますか？
書類を金庫に保管？取り出す頻度が高く無ければそれでよいかもしれませんが、実はお使いのコピー機(複合機)に不正コピーに有効な機能が搭載されているかもしれません。
その機能とは『地紋印字コピー機能』と呼ばれています(メーカーにより呼び名が異なる場合があります)
一般的なレーザー複合機であれば利用可能な場合が多いですが、一部のメーカーやインクジェット複合機(プリンタ)は機能搭載していない可能性があります。
地紋コピーとはコピー機(複合機)で地紋設定し印刷された重要書類を、複合機でコピーすると表面に『コピー禁止』などの文言が浮かび上がり、不正コピーを防ぐといったしくみになります。
主要メーカーのコピー機(複合機)にはだいたい搭載されていますので、もし機能としてあるならば活用してみてはいかがでしょうか
⇒不正情報の持ち出しを撲滅！コピー機「追跡情報印字プリント」機能でセキュリティ対策
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FAXのPDFデータを安全に保存したい
コピー機(複合機)で受信したFAXやスキャンしたPDFファイルはどこに保存していますか？
パソコンのHDD？USBメモリ？もし記録媒体が壊れたら大事なPDFファイルを紛失してしまうことになりますよね。
記録媒体が1つしかないから、それが壊れた段階でアウト・・・そんな悲劇を生まないためにはどうすればいいか？
その答えは『NAS』という機械で解決できます。
NASとは『2つ以上の記録媒体でデータを多重に保存できる機械のことで、例えばHDD(記録媒体)が2つ備わっているNASで、書き込みたいデータを2つのHDDに書き込むことにより、データを2重で保護することが可能になります。
仮に2つのうちの1つのHDDが故障したとしても、もう片方のHDDに同じデータが存在するため、データ救出が可能となります。
このように2つの記録媒体でそれぞれに同じデータを書き込むしくみのことをRAID1と呼ばれています。
RAIDはHDDの個数と書き込み形式によってRAID3やRAID0といったパターンに分けられます。
詳細は割愛させていただきますが、一般的な利用方法であればRAID1かRAID5あたりで十分かと思います。
⇒参考URL：https://note.cman.jp/server/raid/raid1/
A4用紙4枚を使って大きい字を印刷したい
レストランや学習塾などの窓によく貼られている大きい印刷文字やA1サイズ(A3の4枚分)の棒グラフなどを印刷したい、けど社内にはA3のレーザー複合機しかない場合どうするか・・・？と考えたことはありますか？
実はA3複合機でもそれらの印刷は可能です。
コピー機(複合機)で印刷時にポスター印刷という機能を利用することでできちゃいます。
貼り合わせ用ののりしろの部分もあるので手軽に巨大ポスターができちゃいます。
ほとんどのメーカーの複合機では印刷時の設定画面上にて指定可能となっている場合が多いので、試しにやってみてはいかがでしょうか。
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トナーを安くしたい、でも修理対応もやってもらいたい
コピー機(複合機)のランニングコストに頭を悩ませているのはどこの会社でも一緒で、ランニングコスト低減の目的で非純正トナーを利用する方もいらっしゃると思いますが、ものによっては品質が悪かったり、複合機が故障するなどのデメリットが生じる可能性があります。
かといって純正のトナーはちょっと高いと思われている方も多いのではないでしょうか？
実はコピー機(複合機)メーカーが提供しているリサイクルトナーがあるのをご存知でしょうか？
モデルによってはかなりお安くできる場合がありますので一度レンタル元や販売元に事前確認してみましょう。
用紙の枚数をすぐさま確認したい
手元にある用紙が何枚あるか確認したい場合、1枚、2枚・・・と目視で数えるのもいいですが、お使いのコピー機(複合機)にADF(自動読み取り装置)が付いていればもっと簡単に数える方法があります。
手順としてはADFにセットして架空のFAX番号を入力してスタート。
あとは画面上の読み取り枚数を確認するだけ。
簡単にコピー機(複合機)で用紙の枚数を確認できちゃいます。
ただ、気をつけたいのが誤ってお客様に送信しないようにしましょう。
メーカーによっては枚数表示がないモデルもある可能性があるので事前に確認しましょう。
とても便利なので活用してみてはいかでしょうか。
まとめ
いかがでしたでしようか？
コピー機(複合機)をより便利に使えるツール(機能)を紹介してみました。
私としてはポスター印刷と『Awesome Screenshot』を覚えてからコピー機(複合機)がより便利に使えるようになったと感じます。
皆さんも自分に合った便利ツールを探してみてはいかがでしょうか？
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