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徹底解説！最新コピー機(複合機)の最新機能とオプション！2023年度版
2023年になっても相変わらずの社会情勢が続き、なかなか見通しが定まらないと言う方も多いのではないでしょうか。
世界的にはテレワークやリモートワークが広まり、日本でも多くの企業が一定割合でこれらを継続させる動きを見せています。
いわゆるデジタルトランスフォーメーション（DX）の波は加速し続け、ビジネスにおいてもその活用は当たり前のようになってきました。
転職や就職関連企業の「株式会社日経HR」の調査によると、今後も継続して在宅ワークを希望している人の割合が9割にのぼったそうです。
主に大企業を中心としていますが、多くの人々がその効率の良さと高い利便性を認識した結果と思われます。
ビジネスに欠かすことのできないコピー機(複合機)の最新機種は、そんな社会情勢とニーズを反映した新しい機能を多く盛り込んだものとなったようです。
今回の記事では、近年発表された機種の最新機能や、追加オプションを取り上げます。
コピー機(複合機)を選ぶ際の参考にしていただけるよう、徹底的に解説したいと思いますので、どうぞ最後までご覧ください。
コピー機(複合機)の追加オプションとは？
コピー機(複合機)の追加オプションとは、機器を導入する際にメーカーや業者に依頼して機能を追加することを言います。
標準では搭載されなかった機能をプラスすることで、業務の効率化を図ったり、より便利に使ったりするためのものです。
おおまかに言うと追加オプションはふたつに分類されており、装置や部品を取り付けて使用可能にする「外部オプション」と、コンピューターにソフトをインストールしたりメモリーを増設したりする「内部オプション」があります。
いずれにしても費用の掛かるものですので、便利だからと言ってどんどん追加してしまうと導入コストは当然ながら高額になります。
そのため、どんな機能を追加すれば良いのか、そもそもどんな機能が選べるのか。
業務に不可欠なものを、キチンと見極める必要があるでしょう。
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最新のコピー機(複合機)の特徴
2023年春頃に各メーカーから発表された最新のコピー機(複合機)の特徴は、追加アプリによる機能の拡張や、クラウド連携および無線LAN対応、モバイル端末との連携、タッチ操作可能な大型パネル、人感センサー搭載などが挙げられます。
特に強化が著しいのは、デジタル化を進める各企業のニーズに合わせた「クラウドサービスとの連携」や、スマホやタブレットなど「モバイル端末との連携」でしょう。
2019年から国を上げて取り組んでいる「働き方改革」や、昨今のリモートおよびテレワークを意識した業務効率化に適した機能が特徴と言えます。
この動きは今後も続くと見られており、さらにデジタル最適化に向けた技術革新も進んでいくことでしょう。
こうした機能は上位機種であれば標準搭載される傾向にありますが、必要に応じた追加オプションを選択し検討することで業務に合わせたカスタマイズも可能になっています。
⇒スマホやタブレットからコピー機(複合機)で印刷する方法を解説！すべて0円で可能！？
最新のコピー機(複合機)のオプション
ここでは2023年春における、コピー機(複合機)の最新オプションについて解説します。
上位機種の中には、今からご紹介する機能がはじめから標準搭載されているものもありますが、無い場合でも追加して最新機能を使うことができるのがオプションの良い点となっています。
１ クラウドサービスとの連携
外部のクラウドサービス（Google DriveやDropboxなど）と連携することにより、データを一元管理することができます。
コピー機(複合機)で受信したファクスやスキャンデータを、機器本体ではなくインターネット上の共有ストレージサービスなどに保存することで、どこからでも情報を閲覧および編集することが可能になるのです。
コピー機(複合機)からクラウド上のデータを取り出し、すぐに同じ機器で印刷するのも簡単にできますし、スマホから必要なデータを確認することも容易です。
さらに、外出先などからクラウドにアクセスして内容を見ながら、コンビニや自宅のコピー機などを活用して印刷することもできてしまいます。
クラウドサービスと連携すれば、コピー機(複合機)をあらゆる業務における情報の中継地点にすることが可能となり、自由で効率的な職場環境を構築することができるでしょう。
⇒コピー機のクラウド接続方法とおすすめクラウドサービス３選！
２ 追加アプリによる拡張機能
キャノンやリコーが発表した最新のコピー機(複合機)は、必要なアプリを専用ストアなどを通じて追加することで機能を拡張できる仕組みを搭載しています。
例えば、IDカードを手軽にコピーする機能や、様々なサイズの原稿を1つのデータとしてまとめる機能、他のメーカー製アプリを活用して勤怠管理や資産管理をする機能まで追加可能となっています。
従来は、このような大幅な機能の追加は機器そのものを買い替えることで更新する必要がありました。
ところが、キャノンやリコーの最新機に見られる取り組みを導入すれば、アプリを追加するだけで機能を拡張することができるので、大幅にコストと手間を削減することも可能となるでしょう。
⇒キャノン複合機を強化できる拡張機能「MEAPアプリケーション」とは？
３ モバイル端末との連携
爆発的に普及したスマートフォンは、今やビジネスシーンにおいても活用が進んでいます。
そうしたモバイル端末とコピー機(複合機)を同一ネットワーク（Wi-Fiや無線LAN）上で連携させる機能です。
この機能を活用すれば、スマホ内のデータを印刷したり、機器でスキャンしたデータをスマホに転送したりできます。
また、外出先や自宅で作成したデータや撮影した画像を、簡単かつ素早く共有することが可能になるので、複合機をこれまで以上に柔軟な働き方や業務効率化に活用することができるでしょう。
⇒スマホ・タブレットと連携して簡単プリントアウト！エアープリント（AirPrint）とは？
４ OCR機能
OCR機能とは、光学式文字認識とも呼ばれる「文字のスキャン技術」です。
簡単に言うと、画像上の文字を認識してデジタル化した文字に置き換えてくれる機能になります。
当然ながら、紙の原稿に印刷されている様々な情報から文字だけを取り出してテキスト化することもできますし、PDFや画像などのデジタル化されたファイルから同様のことを行うこともできます。
このOCR機能を使えば、紙やPDFで渡された資料をテキスト化して保存したり、データを流用して別の資料を作成したりするなどの編集が可能になります。
特に最新OCRソフトの中には、ちょっとした手書きメモの文字まで正確に認識できるものまで登場しており、一昔前とは比較にならないほど精度が向上しています。
そのため、外出先や端末操作ができない時には手書きノートでササッとメモしておき、後からテキスト化して書類や資料を作成するなど、アイデア次第ではあらゆる場面で便利に活用することができるでしょう。
また、OCR機能の大きなメリットとして「検索性能」が挙げられます。
紙で作成された書類の山から必要なデータを取り出すのは大変ですが、電子テキスト化されたファイルは簡単に検索して見つけることができます。
OCRを追加すれば、業務の効率化に向けて大いに貢献することができるのは間違いないと言えるでしょう。
⇒コピー機(複合機)に搭載可能！進化した最新のOCR技術とは
５ ウォーターマーク＆イメージスタンプ
ウォーターマークとは、用紙に印刷する際の背景に影のような「すかし文字（マーク）」を表示させる機能のこと。
著作権に関わる書類や重要資料などに用いて、セキュリティー意識を喚起するためのものです。
イメージスタンプとは、あらかじめ設定したマークや文字を、まるで印鑑でも押すようなイメージで用紙に表示させる機能です。
主に「社外秘」や「重要」など、今までスタンプなどで押していた書類に使用すれば、その手間をかなり軽減できるでしょう。
また、ウォーターマークと同様にこの機能も社内セキュリティーの向上に繋がります。
まだまだ重要情報を用紙に印刷する場面も多いかと思いますので、そうした際に活躍することになるのではないでしょうか。
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コピー機(複合機)の定番人気オプション
ここでは、少し前から搭載可能になった定番とも言える人気オプションをご紹介します。
最新ではないものの、便利で使い勝手の良いオプションばかりをチョイスしてみました。
１ フィニッシャー
フィニッシャーは、印刷をしながら同時に「穴あけ」や「ホチキス止め」をしてくれる、資料などを用いて製本する際にとても便利な機能です。
専用の部材を追加装着することで使用可能になる「外部オプション」で、機器によっては搭載できないものや、購入時に搭載しておかないと使えない場合もあるので、導入を検討する前に販売店へよく確認すると良いでしょう。
⇒コピー機(複合機)のフィニッシャーとは？適正なフィニッシャーの選び方
２ 給紙カセット
追加で給紙カセットを装着し、コピー機(複合機)の給紙能力を向上させる外部オプションです。
大型の業務用コピー機の場合は当たり前のように付いておりますが、給紙カセットもオプションになります。
あまり知られていないですが、給紙カセットは様々な種類があり、通常は500枚～600枚の2段タイプの給紙カセットですが、17,500枚給紙できる2段ではなく2列の給紙カセットもあります。
外部オプションの給紙カセットは用紙を補充する回数が抑えられるので、交換の際の労力やタイムロスを軽減することが可能になります。
印刷する機会が多い事業所なら、追加することで業務効率に向けて大いに役立つと思われます。
⇒業務用コピー機の給紙カセットについて！給紙カセットは4段も必要？？
３ 無線LANアダプター
最新機種ではほぼ標準で搭載される無線LANですが、古い機種でもアダプターを装着することで使えるようになります。
メリットとしてまず挙げられるのは、有線のLANケーブルが不要になりますので、オフィス内がスッキリする点です。
配線に関わる工事や、経路に悩むこともありません。
さらに、PCやスマホなど外部端末と容易に接続することが可能になるので、それら機器との連携がスムーズに行われます。
無線LANアダプターを追加すれば、データのやり取りが簡単になり、外部端末から行われるダイレクト印刷などの機能も使えるようになるでしょう。
ただ、無線接続になるのでネットが安定しません。
コピー機(複合機)は直接LANケーブルを差しこむ、有線接続を推奨しております。
有線接続では無く、無線になるので電波の状況によっては印刷が上手くいかなくなる事もあります。
電波状況を予め確認した上で検討するようにしましょう。
⇒コピー機(複合機)を無線接続にするメリットとは？無線接続の注意点も解説
４ ICカードリーダー
外部オプションであるICカードリーダーを装着すると、コピー機(複合機)のセキュリティー対策に役立ちます。
社内IDカードなどを活用し、部署や個人ごとに機能を制限したり、カードことの使用状況を管理したりすることが可能になります。
社内のセキュリティー意識を喚起する効果も望めるため、多くの職員や不特定多数の人が利用する場合の情報漏えい防止に貢献することができるでしょう。
⇒業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
５ メールボックス
特殊な専用部材を装着することで、使えるようになる機能です。
あらかじめ設定した条件に従い、受信したデータを自動で振り分けてくれる優れたオプションです。
これまで担当者が行っていた、メールやファクスの仕分け作業が大幅に削減され、よりクリエイティブな作業に集中することが可能になります。
また、労力とタイムロスを軽減できるので、人員の足りない部署や人件費を抑えたいオフィスにもおすすめの機能と言えるでしょう。
コピー機のオプションを導入する際の注意点
お伝えした通り、オプションを追加すると新たな機能が増えるため、コピー機(複合機)をより便利に使うことができます。
とはいえ、オプションによっては費用が数万円〜と高額なものもあるので、導入する際は本当に必要な機能なのか慎重に判断することが大切になってきます。
また、追加オプションは基本的には機械の新規導入や、入れ替える際などに同時購入する場合を想定して設計されたものがほとんどです。
後から搭載することが可能なオプションもありますが、全てでは無いことはあらかじめ承知しておきましょう。
そのため、中古機器の購入時や現在使用中の複合機に追加する場合は、販売店などとよく相談してから決めると良いでしょう。
まとめ
今回は、主に2023年春に発表されたコピー機(複合機)の最新機能や、追加オプションについて解説しました。
昨今の社会情勢や、企業のニーズを意識した機能として「クラウドサービス連携」や「モバイル端末との連携」などが強化されており、追加オプションもそれらをより補うものが多く見られました。
また、記事では取り上げませんでしたが「地震対策キット」や「結露防止キット」などのユニークな追加オプションもあり、各メーカーが技術を競っていることが窺えます。
ただし、追加オプションは複合機をより便利で高機能なものに向上してくれる代わりに、どうしてもコストが掛かるものになります。
導入する際は、自社の業務に最適なものだけを慎重に比較検討しましょう。
大きく変化してゆく時代ですが、私たちはビジネスを最適化して走り続けるしかありません。
新しい技術や価値観に柔軟に対応し、それらを見極め活用することが今後ますます大切になってくるのは間違いないでしょう。
それでもビジネスの中心には、まだまだコピー機(複合機)は欠かせない存在と言えます。
その最新情報を整理し、これからもお届けして参ります。ぜひ本稿をご活用いただき、機種選定の一助としてください。
それでは、最後までお読みいただきありがとうございました。
⇒業務用コピー機(複合機)メーカー別シェアランキング～2023年版～
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